بنك الإسكان يصرف علاوات دون إدراجها بجداول الرواتب المعتمدة

كتب - حسن عدوان:كشف تقرير ديوان الرقابة المالية والإدارية عن وجود بعض أوجه الضعف بشأن صرف العلاوات للموظفين ببنك الإسكان، إذ يصرف البنك العديد من العلاوات للموظفين شاغلي بعض المسميات الوظيفية دون إدراجها بجداول الرواتب المعتمدة من مجلس الإدارة أو الإشارة إليها في دليل سياسات الموارد البشرية. وقام المدير العام باعتماد جداول تلك العلاوات، مشيراً إلى أنه تم تشكيل لجنة للموارد البشرية وتحديد الاختصاصات والمهام الموكلة إليها بدليل الحوكمة الصادر عن مجلس الإدارة في مايو 2009 والمعدل في أكتوبر 2011، ولوحظ بشأنها حضور رئيس قسم تقنية المعلومات في جميع اجتماعاتها بشكل دوري والاشتراك في المناقشات والتصويت والتوقيع على المحاضر، رغم عدم ورود مسماه الوظيفي بقرار تشكيل اللجنة.وأضاف التقرير "عدم إدراج موضوع التوظيف من ضمن اختصاصات اللجنة على الرغم من أن ذلك يعد من أهم المسائل المتعلقة بإدارة الموارد البشرية وهو ما يعد مخالفة لأفضل الممارسات التي تقتضي بمراجعة طلبات التوظيف من قبل لجنة الموارد البشرية لضمان توفير آليات ترشيح وتعيين عادلة وشفافة”.وأوضح أن اللجنة لم تقم خلال الفترة من 1 يناير 2011 حتى 31 ديسمبر 2011 بالنظر في المسائل المتعلقة بالترقيات والتي بلغت 27 ترقية، وهي مهام تعد من اختصاصاتها وفقاً للمادة (annexure 11-2-3) من دليل الحوكمة وذلك لضمان سلامة وحياد عمليات الترقية. حيث إن عدم عرض الترشيحات للترقية على لجنة الموارد البشرية قد يؤدي إلى عدم اتباع سياسات وإجراءات واضحة وموحدة للترقية ويجعل العمليات المطبقة تتم وفقاً للاجتهادات والتقديرات الشخصية.وأوصى الديوان أنه يتوجب على البنك القيام بالالتزام بحصر حضور اجتماعات لجنة الموارد البشرية على الأعضاء المنصوص عليهم في قرار التشكيل فقط أو تعديل قرار التشكيل لكي يشمل رئيس قسم تقنية المعلومات والعمليات في حال وجود مبرر يقتضي حضوره. وإصدار قرار من مجلس الإدارة بإضافة مهام واختصاصات وآليات التوظيف ضمن أعمال لجنة الموارد البشرية، من التزامات بتناول جميع الموضوعات المواردة ضمن اختصاصاها.عدم وجود لائحة تنظم شؤون الموارد البشريةأما عن لائحة تنظيم شؤون الموارد البشرية ودليل السياسات أوضح التقرير أن البنك لم يقم منذ إنشائه بإصدار لائحة تنظم شؤون الموارد البشرية وتوضح السياسات العامة وغيرها من المسائل المهمة المتعلقة بالموارد البشرية، مما يعد مخالفة للمادة (15) من النظام الأساسي التي تنص على "... يضع مجلس الإدارة اللوائح المالية والإدارية التي تدار الشركة وفقاً لأحكامه”. إذ تبين اكتفاء البنك باعتماد دليل سياسات للموارد البشرية، علماً أن اللائحة تعتبر الأساس الذي يحدد السياسات للموارد البشرية وإجراء التعديلات عليه، وأن عدم إصدار لائحة لتنظيم الموارد البشرية بالبنك له تأثير سلبي على إدارة الموارد البشرية، كما لا يجوز من الناحية القانونية الاستعاضة عنها بدليل ينظم شؤون الموارد البشرية.وأضاف أن البنك خالف المادة (40) من المرسوم بقانون (23) لسنة 1976 بإصدار قانون العمل في القطاع الأهلي والتي تنص على أن "تحرر جميع العقود باللغة العربية وكذلك المراسلات والتعميمات والنشرات واللوائح التي يصدرها صاحب العمل لعماله، وتجوز إضافة ترجمة لها بإحدى اللغات الأخرى من اعتبار النص العربي هو النص القانوني المعتمد عند وقوع أي خلاف”، حيث قام البنك باعتماد دليل سياسات للموارد البشرية باللغة الأنجليزية دون وجود نسخة منه باللغة العربية.وأشار إلى عدم قيام البنك بتحديث الإجراءات الواردة بدليل سياسات الموارد البشرية على الرغم من مرور حوالي 5 سنوات على إعدادها، مما يعد مخالفة للمادة (5.2.1) من دليل مراجعة السياسات والإجراءات رقم (SOP/RMD/01/04) والتي تنص على أنه "يجب مراجعة جميع الإجراءات بالبنك كل ثلاث سنوات من تاريخ اعتمادها”. مع وجود بعض النواقص في الدليل ومنها ما يلي: عدم تحديد الحد الأدنى للفترة الزمنية ما بين الترقية والأخرى للموظفين. وعَـدَّ احتواءه على نص لتشكيل لجنة للتظلمات والطعون المقدمة من الموظفين بغرض تحقيق الحيادية والشفافية في التعامل من التظلمات المقدمة، وأيضاً عدم تحديد معيار أو أساس واضح يتم الاستناد عليه في تحديد راتب الموظف المرقى إما على بداية مربوط الدرجة الجديدة أو زيادة في الراتب الحالي بنسبة محددة أيهما أعلى مثلاً. كما عَـدَّ تضمنه للجوانب المتعلقة بالقضايا والدعاوى العمالية.وإن وجود تلك النواقص من شأنه أن يؤثر سلباً على أساليب إدارة الموارد البشرية للبنك وعلى كيفية التعامل مع احتياجات الموظفين وجعلها خاضعة للاجتهادات والتقديرات الشخصية.وأوصى الديوان البنك بإصدار لائحة لتنظيم شؤون الموارد البشرية طبقاً لمقتضيات المادة (15) من النظام الأساسي للبنك، والالتزام بالمادة (40) من الرسوم رقم(23) لسنة 1976 بتعريب جميع السياسات والإجراءات بالبنك.والالتزام بالمراجعة الدورية وتحديث الإجراءات بدليل السياسات كل 3 سنوات واعتماده من مجلس الإدارة تطبيقاً للسياسة (SOP/RMD/01/04). والعمل على تضمين الدليل جميع الإجراءات الناقصة بما يتضمن اكتماله وتغطيته لجميع الجوانب الإجرائية الخاصة بالموظفين وخاصة منها العمليات المشار إليها أعلاه.غياب الدرجات الوظيفيةوأضاف التقرير بشأن الهيكل التنظيمي، نصت المادة (2.5) من دليل سياسات الموارد البشرية على أن "يتم اعتماد الموارد الهياكل التنظيمية للبنك من قبل مجلس الإدارة ... ويكون التوظيف على الهياكل التنظيمية المعتمدة”، غير أنه لوحظ ما يلي: عدم قيام مجلس الإدارة باعتماد الهيكل التنظيمي التفصيلي للإدارات والأقسام التابعة له والمتضمنة للوظائف في تلك الإدارات والأقسام، حيث تم الاكتفاء باعتماد الهيكل التنظيمي العام للإدارات والأقسام فقط، فيما تولت إدارة الموارد البشرية رسم الهياكل التفصيلية للبنك وتحديد الوظائف في كل إدارة أو قسم دون أن يكون لهذه الإدارة تكليفاً أو تفويضاً بذلك من مجلس الإدارة.وأشار إلى أن الهيكل التنظيمي الإجمالي المعتمد أو التفصيلي غير المعتمد لا يتضمن الدرجات الوظيفية أو السقف الوظيفي لكل مسمى وظيفي، حيث تتولى إدارة الموارد البشرية تحديد ذلك.وإن غياب هيكل تنظيمي معتمد من مجلس الإدارة تحدد فيه الدرجات الوظيفية وإعداد الموظفين يعد ضعفاً في تنظيم البنك، من شأنه أن يجعل الترقيات وعمليات استحداث أو إلغاء الوظائف خاضعة للاجتهادات والتقديرات الشخصية لمسؤولي إدارة الموارد البشرية وخارجة عن إشراف ورقابة مجلس الإدارة، مما ترتب عنه تسكين عدد من الموظفين في وظائف غير مدرجة على الهيكل التنظيمي التفصيلي، وهو ما يعد مخالفة للمادة (8.10) من دليل سياسات الموارد البشرية التي نصت على”... توفر الوظيفة في البنك ووجود شاغر بما يتماشى وخطة التوظيف”. وأضاف "أما الأوصاف الوظيفية، فتبين من خلال مراجعة استمارات الوصف للوظائف وجود بعض النواقص تمثلت في التالي: لم يقم البنك بتحديث الأوصاف الوظيفية لبعض الوظائف لأكثر من عامين ونصف، مما يعد مخالف للمادة (6.3) من دليل سياسات الموارد البشرية والتي تنص على أنه "يحتفظ البنك بنسخ من الأوصاف الوظيفية ويقوم بمراجعتها وتحديثها سنوياً أو في حالة حدوث تغيير في الهيكلة ويتم إرسال التحديثات إلى إدارة الموارد البشرية للمصادقة عليها. لقد أدى عدم تحديث الأوصاف الوظيفية دورياً إلى عدم تطابق المسميات الوظيفية لبعض الوظائف المسكنة على الهيكل التنظيمي التفصيلي مع المسميات الواردة بالأوصاف الوظيفية”.وأوصى الديوان مجلس إدارة البنك بإعداد جدول تفصيلي للرواتب يتضمن المسميات الوظيفية المندرجة ضمن كل درجة وظيفية لتتطابق من الهيكل التنظيمي وتسكن الموظفين عليها، على أن يتضمن تحديداً للرواتب الأساسية لكل درجة وظيفية.وقال إن مجلس إدارة البنك اعتمد جدول الرواتب الإجمالية للموظفين المعد من قبل إحدى الشركات بالقرار رقم (2.1) الصادر بتاريخ 29 مارس 2009، غير أنه لوحظ وجود بعض نقاط الضعف تتمثل في عدم تحديد جدول الرواتب المعتمد المسميات الوظيفية المدرجة ضمن الهيكل التنظيمي الإجمالي مما يعد مخالفة للمادة (6.7) من دليل سياسات الموارد البشرية والتي نصت على ان :يتم منح جميع الوظائف بالبنك درجات وظيفية بهدف تحديد الراتب والعلاوات والمنافع الخاصة بكل وظيفة”، حيث تم الحصول على وثيقة (رسالة) من إدارة الموارد البشرية تحدد المسميات الوظيفية التي تقابل الدرجات المعتمدة بجدول الرواتب وعند مطابقتها ومراجعتها مع رواتب الموظفين تبين تسكين بعض الموظفين في درجات وظيفية لا تعادل مسمياتهم الوظيفية المحددة بالوثيقة. كما إن بعضهم تجاوز سقف الدرجة المسكن عليها. إن غياب جدول رواتب يربط بين الدرجات الوظيفية والمسمى الوظيفي تسبب في وجود اختلافات في منح الدرجات الوظيفية لبعض المسميات الوظيفية. ولم يحدد جدول الرواتب الراتب الأساسي لكل درجة وظيفية، حيث يتم احتساب الراتب الأساسي بالفرق بين الراتب الإجمالي والعلاوات الممنوحة للموظفين، مما يعد مخالفة للمادة (6.8.2) من دليل سياسات الموارد البشرية التي تنص على أن "يتم تحديد الراتب الأساسي وفقاً لجدول الرواتب بالبنك والمؤهلات العلمية والخبرة العملية والوظيفة بالبنك”.