تبعيـــة «التدقيـــق الداخلــــي» في «بابكو» للرئيـــس التنفيـــذي تضعف استقـــلاليتهـــا

كتبت - ولاء حجاوي:أكد تقرير ديوان الرقابة المالية والإدارية أن تبعية إدارة التدقيق الداخلي في شركة نفط البحرين "بابكو” للرئيس التنفيذي يخالف أفضل الممارسات في مجال إدارة الشركات التي تقتضي تبعية إدارة التدقيق الداخلي لمجلس إدارة الشركة باعتباره الجهة الرقابية على أداء الإدارة التنفيذية أو إلى لجنة تدقيق داخلي منبثقة عن المجلس. إن بقاء إدارة التدقيق الداخلي على وضعها الحالي يضعف من استقلالية الإدارة ويحد من دورها في الكشف عن الأخطاء والتجاوزات التي يمكن أن ترتكبها الإدارة التنفيذية بالشركة.وأوضح التقرير أن الشركة لم تقم بالرغم من مرور أكثر من 11 عاماً على إنشائها، بإصدار لائحة تنظم شؤون الموظفين وتوضح إجراءات التوظيف والترقيات والتدريب والتقييم وانتهاء الخدمة، وتتبع إدارة الموارد البشرية دليل سياسات يطبق على جميع الموظفين بالشركة باستثناء التنفيذيين، وأن الدليل غير معتمد من مجلس الإدارة، إلا أن الممارسات العملية في الشركة تقتضي اعتباره المرجعية المعتمدة، وعدم قيام الشركة بتحديث بعض السياسات الخاصة بالموارد البشرية على الرغم من مرور حوالي 30 سنة على إعدادها. أورد تقرير ديوان الرقابة المالية فيما يختص بشركة نفط البحرين "بابكو” عن أنظمة الرقابة الداخلية والالتزام بالقوانين والأنظمة المتعلقة بالموارد البشرية أن هناك: وجود مخالفات في سير أعمال المجلس لوحظ وجود عدد من المخالفات المتعلقة بسير عمل مجلس إدارة الشركة نورد أهمها فيما يلي:1) تغيب بعض الأعضاء عن حضور اجتماعات مجلس الإدارة بنسبة وصلت إلى 50% من اجتماعات المجلس خلال السنوات 2009-2011، كما تبين تغيب بعض الأعضاء عن الحضور لأكثر من اجتماعين متتاليين دون إثبات بالمحضر ما يفيد قبول الاعتذار عن الحضور من قبل رئيس المجلس، مما يخالف المادة (14) من النظام الأساسي التي تنص على " ...لا يجوز لعضو مجلس الإدارة أن يتغيب عن حضور جلستين متتاليتين من جلسات المجلس بدون عذر مقبول من رئيس المجلس ". إن عدم انتظام الأعضاء في حضور اجتماعات مجلس إدارة الشركة من شأنه أن يؤثر على أداء ومصداقية قرارات المجلس.2) توقيع جميع محاضر اجتماعات مجلس الإدارة من قبل أعضاء متغيبين عن الحضور، مما يخالف المادة (15) من النظام الأساسي بالشركة التي تنص على أنه " تدون محاضر اجتماعات مجلس الإدارة والأعضاء الحاضرون وأمين السر”، مما يؤثر على مصداقية القرارات الصادرة عن المجلس.3) عدم قيام المجلس منذ إنشاء الشركة عام 1999 بإصدار لائحة داخلية تنظم أعماله واجتماعاته مما يخالف المادة رقم (29) من النظام الأساسي التي تنص على أن " يصدر مجلس الإدارة لائحة بالنظام الداخلي لتنظيم أعماله”. التوصية1- التزام أمين سر مجلس الإدارة ببيان أسباب تغيب الأعضاء عن الحضور ومدى قبول رئيس المجلس لهذه الأسباب بمحضر الاجتماع التزاما بنص النظام الأساسي للشركة، وعرض حالات الغياب الجمعية العامة السنوية للشركة لاتخاذ ما تراه مناسباً من قرارات في هذا الشأن.2- الالتزام بالنظام الأساسي للشركة بشأن توقيع المحضر من قبل رئيس المجلس والأعضاء الحاضرين فقط.3- التزام مجلس الإدارة بالنظام الأساسي للشركة بإصدار لائحة تنظم عمل مجلس الإدارة واجتماعاته ولجانه وعضويته وتحديد آلية عمل المجلس.4) دليل السياساتتتبع إدارة الموارد البشرية دليل سياسات يطبق على جميع الموظفين بالشركة باستثناء التنفيذيين، وقد لوحظ الآتي:1) الدليل غير معتمد من مجلس الإدارة، إلا أن الممارسات العملية في الشركة تقتضي اعتباره المرجعية المعتمدة لتحديد مدى التزام الشركة بتعليمات مجلس الإدارة.2) تم كتابة دليل السياسات باللغة الإنجليزية دون وجود نسخة باللغة العربية مما يخالف المادة (40) من المرسوم بقانون رقم (23) لسنة 1976 بإصدار قانون العمل في القطاع الأهلي والتي نصت على أن " تحرر جميع العقود باللغة العربية وكذلك المراسلات والتعميمات والنشرات واللوائح التي يصدرها صاحب العمل لعماله. ويجوز إضافة ترجمة لها بإحدى اللغات الأخرى مع اعتبار النص العربي هو النص القانوني المعتمد عند وقوع أي خلاف ".3) عدم اشتمال دليل السياسات لشؤون الموظفين على موظفي الدرجات التنفيذية يشمل وصفاً للإجراءات المنظمة لعمليات توظيفهم وترقياتهم وتدريبهم وتقييمهم وصرف رواتبهم وإنهاء خدماتهم وغيرها من المسائل المهمة والمتعلقة بهم، وذلك على الرغم من أن عدد الموظفين التنفيذيين بالشركة حتى أكتوبر 2011 بلغ 66 موظفاً ، وهو ما من شأنه أن يؤدي إلى عدم إتباع سياسات وإجراءات موحدة وعادلة وشفافة واتخاذ إجراءات وفقاً للاجتهادات والتقديرات الشخصية، فقد لوحظ غياب جدول معتمد يحدد رواتب التنفيذيين في الشركة، مما يخالف (A3) من جدول السلطات والمسؤوليات التي تنص على أن " تحديد وتغيير رواتب الموظفين بالشركة يجب اعتماده من مجلس إدارة الشركة”.4) عدم قيام الشركة بتحديث بعض السياسات الخاصة بالموارد البشرية على الرغم من مرور حوالي 30 سنة على إعدادها، مما يعد مخالفة للمادة (6.6) من السياسة (QS/100/N7/015/00) والتي تنص على أنه ".. يجب مراجعة السياسات والإجراءات بشكل دوري كل ثلاث سنوات...”.التوصية 1) تعريب واعتماد جميع السياسات والإجراءات بالشركة طبقاً لأحكام المادة (40) من المرسوم بقانون رقم (23) لسنة 1976.2) تضمين دليل شؤون الموظفين لإجراءات شؤون الموظفين التنفيذيين يشتمل على جميع الجوانب المتعلقة بالموارد البشرية ويكون ملزماً لكافة الإدارات والأقسام للعمل بمقتضياته.3) إعداد واعتماد جدول رواتب للموظفين التنفيذيين.4) الالتزام بالمراجعة الدورية للسياسات الخاصة بشؤون الموظفين وتحديث الدليل كل 3 سنوات واعتماده من مجلس الإدارة تطبيقًا للسياسة (QS/100/N7/015/00).5) الخطة الاستراتيجيةقامت الشركة بإعداد خطة استراتيجية وخطط سنوية تعمل على تحقيقها، غير أنه لوحظ الآتي:1) عدم قيام مجلس الإدارة باعتماد الخطة الاستراتيجية للفترة من 2009 حتى 2013 وكذلك الخطط السنوية التي وضعت لتحقيقها.2) لا توجد تقارير متابعة تبين ما تم إنجازه من الخطة والصعوبات التي حالت دون إنجاز بعض الأهداف.3) عدم تضمين الخطة لبعض الجوانب المتعلقة بالموارد البشرية مثل الوظائف المطلوب استحداثها أو إلغائها سنوياً والترقيات وجملة تكاليف القوى العاملة.4) ترحيل عدد من برامج الموارد البشرية من سنة إلى أخرى أو حذفها كلياً من الخطة السنوية رغم أهميتها.6) لائحة تنظيم شؤون الموظفينلم تقم الشركة بالرغم من مرور أكثر من 11 عاماً على إنشائها، بإصدار لائحة تنظم شؤون الموظفين وتوضح إجراءات التوظيف والترقيات والتدريب والتقييم وانتهاء الخدمة وغيرها من المسائل المهمة المتعلقة بالموارد البشرية، مما يخالف المادة (29) بند (2) من النظام الأساسي للشركة التي تنص على " قيام المجلس بوضع اللوائح المالية والإدارية ".اكتفت الشركة باتباع دليل سياسات وإجراءات غير معتمد على الرغم من أن اللائحة تعتبر الأساس الذي يحدد السياسة العامة والإطار الذي يحكم إعداد وتعديل الإجراءات.أن غياب اللائحة له تأثيرات مالية وإدارية بالشركة ويؤدي إلى عدم اتباع سياسات وإجراءات موحدة ويجعل العمليات مطبقة وفقاً للاجتهادات والتقديرات الشخصية، كما إنه لا يجوز من الناحية القانونية الاستعاضة عن اللائحة بدليل إجراءات.الهيكل التنظيمي1) عدم الالتزام بالدرجات الوظيفية المعتمدة بالهيكل التنظيميلوحظ أن الشركة لم تلتزم بالدرجات الوظيفية المعتمدة في الهيكل التنظيمي، حيث تم تسكين بعض الموظفين في درجات وظيفية تزيد أو تقل عن الدرجات الوظيفية المعتمدة لمسمياتهم الوظيفية. إن عدم الالتزام بالدرجات الوظيفية المعتمدة في تسكين الموظفين من شأنه أن يؤدي إلى منحهم أو حرمانهم من بعض المزايا والعلاوات دون موجب.تعقيب الديوانلم يتم موافاة الديوان بتقارير طبية توصي بإعادة تسكين الموظفين في درجات وظيفية أقل من الدرجات المعتمدة، كما إن تسكين المتدربين على درجات وظيفية أقل لحين تمكنهم من جميع اشتراطات الدرجة لا يستند إلى أي إجراء قانوني عليه يؤكد الديوان على ما جاء بالتوصية.2) عدم استقلالية إدارة التدقيق الداخليلوحظ من خلال الهيكل التنظيمي أن إدارة التدقيق الداخلي تتبع الرئيس التنفيذي للشركة، مما يخالف أفضل الممارسات في مجال إدارة الشركات التي تقتضي تبعية إدارة التدقيق الداخلي لمجلس إدارة الشركة باعتباره الجهة الرقابية على أداء الإدارة التنفيذية أو إلى لجنة تدقيق داخلي منبثقة عن المجلس. إن بقاء إدارة التدقيق الداخلي على وضعها الحالي يضعف من استقلالية الإدارة ويحد من دورها في الكشف عن الأخطاء والتجاوزات التي يمكن أن ترتكبها الإدارة التنفيذية بالشركة.3- الأوصاف الوظيفيةتبين من خلال مراجعة استمارات الوصف الوظيفي للوظائف التابعة للشركة وجود بعض أوجه الضعف تمثلت أساساً في التالي: 1) عدم قيام الشركة بإعداد استمارات الوصف الوظيفي لبعض الوظائف بالشركة بلغت 44 وظيفية، مما يعد مخالفة للمادة (6.2) من دليل السياسات والإجراءات والتي تنص على أن "...الأوصاف الوظيفية للمناصب الجديدة يجب أن تعدها الإدارة محل المنصب عند إنشائه وتسليمها لإدارة التنظيم وتخطيط القوة العاملة التابعة لقسم الموارد البشرية، لتقييمها..”. إن غياب الأوصاف الوظيفية يؤدي إلى عدم تحديد الواجبات والمسئوليات الخاصة بها وعدم وضوح الاشتراطات المتعلقة بالمؤهلات والخبرات الواجب توافرها في شاغلي تلك الوظائف.2) لم تقم الشركة بتحديث الأوصاف الوظيفية لبعض الوظائف لأكثر من 19 عاماً، مما يعد مخالفة للمادة (6.2) من دليل السياسات والإجراءات والتي تنص على أنه "يجب مراجعة الوصف الوظيفي بشكل دوري ويتم مراجعته عند حدوث أي تغيير جذري فيه، وكقاعدة عامة، يجب إعادة صياغة الوصف الوظيفي بعد خمس سنوات كحد أقصى ...”.إن عدم تحديث الأوصاف الوظيفية يؤدي إلى عدم تحديث الواجبات والمسؤوليات الخاصة بكل وظيفة.3) عدم قيام الشركة باعتماد الأوصاف الوظيفية لبعض الوظائف، مما يعد مخالفة للمادة (6.2) من دليل السياسات والإجراءات التي تنص على أن "... استلام الوصف الوظيفي وتقييمه يجب الحصول على اعتماد الوصف الوظيفي وذلك من أجل وضعه على جدول الرواتب ...”.إن عدم اعتماد الأوصاف الوظيفية يؤدي إلى فقدها الصيغة الإلزامية.4) قيام الشركة بتوظيف بعض الموظفين الذين لا تتوافر فيهم الاشتراطات الواردة بالأوصاف الوظيفية كشرط المؤهل الأكاديمي أو الخبرة المهنية المطلوبة، مما يعد مخالفاً للأوصاف الوظيفية المعتمدة ويفرغها من هدف وضعها.إن قيام الشركة بتوظيف أشخاص لا تتناسب مؤهلاتهم العملية وخبراتهم العملية مع الوظائف التي يشغلونها قد يؤدي إلى عدم قدرة الموظف على القيام بمسؤولياته الوظيفية على الوجه المطلوب، ويؤثر على جودة وإنتاجية العمل.5) غياب ما يفيد قيام الشركة بإطلاع الموظفين على أوصافهم الوظيفية حيث لا يقوم الموظف بالتوقيع باستلام الوصف مما يقلل من وضوح الواجبات والمسؤوليات بالنسبة لكل موظف. التوصية1) إعداد واعتماد أوصاف وظيفية لجميع الوظائف المدرجة على الهيكل التنظيمي المعتمد بالشركة.2) الالتزام بتحديث ومراجعة الأوصاف الوظيفية كل خمس سنوات تماشياً مع متطلبات المادة (6.2) من سياسة الشركة.3) حصر جميع الوظائف بالشركة واعتماد الأوصاف الوظيفية التي لم يتم اعتمادها حتى تاريخه.4) تعيين الموظفين المستوفين للشروط الواردة بالأوصاف الوظيفية بما يضمن تناسب المؤهلات العلمية مع الاشتراطات المحددة للوظيفة.5) ضرورة إطلاع الموظفين على أوصافهم الوظيفية بهدف الالتزام بها.4- الرواتب والعلاوات1) علاوة الاغترابلوحظ صرف علاوة الاغتراب للموظفين التنفيذيين غير البحرينيين وتصنيفها حسب دولهم ودرجاتهم دون وجود قرار معتمد من المجلس الإدارة، مما أدى إلى وجود تفاوت غير مبرر في المبالغ المصروفة للموظفين على نفس الدرجة.إن عدم وجود قرار معتمد لصرف الرواتب والعلاوات للموظفين التنفيذيين فتح المجال لمنح علاوات وفقا ً لتقديرات غير معروفة.2) رواتب الموظفينقام مجلس إدارة الشركة باعتماد جدول الرواتب والعلاوات والبدلات للموظفين غير التنفيذيين بالقرار رقم (27) الصادر بتاريخ 27 سبتمبر 2008، ونصت المادة (A3) من جدول السلطات والمسئوليات على أن " تحديد وتغيير رواتب الشركة يجب اعتماده من مجلس إدارة الشركة "، غير أنه لوحظ قيام الرئيس التنفيذي للشركة باعتماد رواتب بعض الموظفين والتي تتجاوز السقف المحدد بجدول الرواتب المعتمد من مجلس الإدارة.5- التوظيف1) الإعلان عن الوظائف الشاغرة خالفت الشركة المادة (6.2) من دليل السياسات والإجراءات المتعلقة بإجراءات توظيف بالبحرينيين والتي تنص على أن " تقوم إدارة الموارد البشرية بالحصول على المرشحين لكل وظيفية شاغرة من خلال وزارة العمل، والجامعات والمعاهد المحلية، والإعلان في الشركة أو وسائل الإعلام المحلية، أو عن طريق وسائل أخرى "، فقد لوحظ قيام الشركة بالتعيين المباشر ببعض الموظفين دون الإعلان عن الوظائف الشاغرة في وسائل الأعلام المحلية أو ألأجنبية. إن عدم إعلان الشركة عن الوظائف، من شأنه أن يحول دون استقطاب أفضل الكفاءات.التوصيةالالتزام بالمادة (6.2) من دليل السياسات والإجراءات بشأن الإعلان عن الوظائف الشاغرة.رد الجهةتؤكد الشركة التزامها بتطبيق المادة (6.2) من دليل السياسات والإجراءات بشأن الإعلان عن الوظائف الشاغرة، سواء بالإعلان عبر الموقع الإلكتروني للشركة أو عن طريق وسائل أخرى.تعقيب الديوانتضمنت ملاحظة الديوان أمثلة على قيام الشركة بالتعيين المباشر دون الإعلان عن الوظائف الشاغرة في وسائل الإعلام المحلية والأجنبية ولم تقم الشركة بموافاة الديوان بما يثبت عدم صحة هذه الأسئلة أو الحالات، وعليه يؤكد الديوان على ما جاء بالتوصية.2) إجراءات التوظيفلوحظ عدم التزام الشركة بشروط وإجراءات التوظيف المنصوص عليها بسياسات توظيف البحرينيين وغير البحرينيين وذلك كالتالي:1) عدم وجود سجل مرقم ومعتمد يتضمن بيانات حول طلبات التوظيف التي ترد إلى الشركة، حيث يقوم الموظفون في كل من معمل التكرير ومكتب عوالي لشؤون التوظيف باستلام تلك الطلبات وإدخال بياناتها يدوياً في قاعدة بيانات الشركة مما يخالف أفضل الممارسات التي تقتضي سجلاً يدون به جميع طلبات التوظيف التي ترد للشركة مع الفصل بين مسؤولية استلام الطلبات وتسجيلها منعاً لحدوث طلبات التوظيف أو استبعاد بعضها. 2) وجود طلبات توظيف صادرة عن مختلف الإدارات والأقسام بالشركة مفتوحة لفترات طويلة في النظام الآلي بإدارة الموارد البشرية يرجع تاريخ بعضها لعام 2007 ولم يتم اتخاذ قرار نهائي بخصوصها، إن استمرار تلك الطلبات مفتوحة يمكن استخدامها كوسيلة للتعيين المباشر دون اتباع إجراءات التوظيف.3- تنص السياسة المتعلقة بإجراءات توظيف البحرينيين وغير البحرينيين، على أنه "يشترط فيمن يعين في إحدى الوظائف، أن يجتاز الامتحان المقرر للوظيفة، وتحدد الامتحانات وفقاً لطبيعة الوظيفة المراد شغلها”، غير أنه لوحظ أن الشركة خالفت السياستين أعلاه عند تعيينها على سبيل المثال للموظفين المذكورة أسماءهم في الجدول أدناه، حيث تبين تعيينهم بتعليمات من الرئيس التنفيذي دون القيام بالإجراءات المتعلقة باجتياز الامتحان المقرر للوظيفة. إن عدم الالتزام بالسياسات الموضوعة بشأن التوظيف قد يؤدي إلى توظيف غير المؤهلين، كما لا يضمن العدالة والمساواة أمام المتقدمين لشغل الوظائف بالشركة.4- لم تقم الشركة بالتأكد من توافر كوادر بحرينية للوظائف الشاغرة قبل توظيفها غير البحرينيين، مما يخالف المادة (1) من دليل السياسات والإجراءات والتي تنص على أن "تقوم سياسة الشركة على توظيف الموظفين ذوي الجنسية البحرينية لشغل الوظائف عند الحاجة، ويتم توظيف موظفين لا يحملون الجنسية البحرينية في الحالات التي يتعذر فيها الحصول على موظف بحريني مؤهل ومناسب للوظيفة الشاغرة”.5- قيام الشركة بتوظيف غير البحرينيين دون استيفاء شروط وجود ثلاثة مراجع عمل سابقة، مما يخالف المادة (6.2.8) من دليل السياسات والإجراءات والتي تنص على أنه "يجب التأكد من جميع مراجع العمل السابقة للموظف الأجنبي الذي تم اختياره، وعلى المرشحين تقديم ما لا يقل عن ثلاثة مراجع لوظائفهم الحالية أو السابقة والذين من الممكن التواصل معهم للتأكد من مصداقية المرشح”.6- عدم قيام الشركة باستخراج تراخيص عمل من وزارة الصحة لبعض الموظفين غير البحرينيين الذين يعملون في مجال المهن الطبية المعاونة، مما يخالف المادة (6.3) من دليل السياسات والإجراءات والتي تنص على أن”... التسجيل المؤقت في وزارة الصحة إجباري لمثل هذا التقاعد ويجب على قسم خدمات المستشفى أن يقوم بترتيب اللازم لذلك..”.التوصية1- إعداد سجل يشتمل على جميع بيانات طلبات التوظيف التي ترد للشركة مع الفصل بين مهمتي استلام الطلبات وإدخال بياناتها.2- اتخاذ القرار بشأن طلبات التوظيف المفتوحة على ضوء الحاجة الفعلية للشركة وذلك عن طريق مراجعة الطلبات بشكل دوري والتنسيق مع الإدارات المعنية للتأكد من مدى أهمية وجدية الوظائف المطلوبة.3- التوقف عن تجاوز السياسات المعتمدة بشأن التوظيف والالتزام باجتياز الامتحان المقرر للوظيفة وتنظيم الامتحانات وفقاً لطبيعة الوظيفة المراد شغلها.4- الالتزام بالمادة (1) من دليل السياسات والإجراءات بعدم توظيف الأجانب إلا بعد عرض طلب التوظيف على قسم شؤون الموظفين البحرينيين للتأكد من عدم توافر كوادر بحرينية مؤهلة لتلك الوظائف.5- الالتزام بالمادة (6.2.8) من دليل السياسات والإجراءات بالحصول على ثلاثة مراجع على الأقل والتأكد منها قبل التوظيف.6- الالتزام بالمادة (6.3) من دليل السياسات وعدم التوظيف في مجال المهن الطبية المعاونة إلا بعد الحصول على ترخيص بمزاولة المهنة من وزارة الصحة أو من يحل محلها.نتائج أعمال الرقابة المالية والإداريةابتعاث الطلاب من غير أبناء موظفي الشركةلوحظ وجود ضعف في أساليب تحديد الاحتياطات الوظيفية للطلاب المبتعثين على حساب الشركة مما أدى إلى غياب الارتباط بين عدد الوظائف التي تحتاج إليها الشركة وعدد التخصصات التي يتم الابتعاث لها مما يخالف أفضل الممارسات التي تقضي بأن يتم الربط بين احتياجات الشركة المستقبلية للوظائف.