كتبت ـ مروة العسيري: دقق تقرير ديوان الرقابة المالية والإدارية على المخالفات والتجاوزات في قسم خدمات الصيانة بوزارة التربية والتعليم ودرس كفاءة التنظيم الإداري لخدمات صيانة، مسلطاً الضوء على نواقص تشير إلى ضعف في الأداء ووضع توصيات لمعالجتها. وقدر الديوان في تقريره إجمالي كلفة أعمال صيانة مباني وزارة التربية والتعليم الموكلة إلى إدارة الخدمات التابعة لها بـ2 مليون دينار خلال العام الماضي، في حين ناهزت إجمالي تكلفة الأعمال المنفذة من قبل إدارة صيانة المباني بوزارة الأشغال لنفس الوزارة 3.5 مليون دينار، ما يدل على وجود ازدواجية بالعمل بين الوزارتين، وأن أغلب أعمال صيانة مباني الوزارة تتم خارج نطاق أعمال إدارة الخدمات.ازدواجية العملوطالب الديوان وزارة التربية والتعليم بضرورة التنسيق مع وزارة الأشغال لمراجعة دور ونطاق مهام كل من إدارة صيانة المباني والخدمات في مجال صيانة المرافق التربوية أو التوجه نحو دعم اللامركزية لدى الوزارات والجهات الحكومية في صيانة مبانيها. وبين التقرير أن "التربية” لم تضمن خطتها الاستراتيجية في الفترة من 2011 إلى 2014 والمعتمدة من وكيل الوزارة للموارد والخدمات مخصصاً مالياً لصيانة المرافق التربوية والمنشآت التعليمية على المدى المتوسط والبعيد، رغم أن إجمالي قيمة أعمال الصيانة لهذه المرافق تبلغ 5.5 دينار سنوياً، وأن تقديم الخدمات التربوية وتنفيذ البرامج التعليمية يبقى رهين وضع تلك المرافق ومدى صلاحيتها للاستخدام. ودعا التقرير إلى وضع واعتماد خطة متوسطة وبعيدة المدى لأعمال الصيانة تتماشى مع برامج ومشاريع الوزارة بشكل يعكس التوجهات والخيارات المستقبلية المزمع اتباعها، وتحديد أهداف مرحلية لتوفير فعالية أكبر لخطط الصيانة السنوية.وردت الوزارة على التوصية أنها نسقت مع الجهات المعنية لوضع خطة استراتيجية تتماشى مع برامجها ومشاريعها للفترة المقبلة. وأوضح الديوان في تقريره السنوي "أن وزارة التربية والتعليم تستأجر 24 مرفقاً موزعاً على 3 مدارس و5 مبان و16 شقة، وأن قسم الهندسة والصيانة ينفذ أعمال صيانة للمرافق المستأجرة خلافاً لما نصت عليه عقود استئجارها التي كلفت المؤجر أن يتعهد بالصيانة اللازمة لحفظها، وأن يجمع أثناء مدة الإيجار الإصلاحات والترميمات والصيانة اللازمة للانتفاع بها ولا تكون ناتجة عن أخطاء المستأجر”.ونوه الديوان إلى ضرورة "قصر أعمال الصيانة المنفذة من قبل إدارة الخدمات على المباني التابعة ملكيتها للتربية وإلزام المؤجرين بتنفيذ أعمال الصيانة على ملكيتهم وفقاً لما نصت عليه عقود التأجير أو تحميل التكاليف عليهم لاحقاً في حال اضطرار الإدارة إلى تنفيذ ذلك عند الاستعجال”.شواغر الوظائف الإشرافية ورصد التقرير وجود نقص بالوظائف الإشرافية بقسم الهندسة والصيانة حيث تبين وجود 14 وظيفة شاغرة من أصل 25 وظيفة إشرافية مدرجة في الهيكل التنظيمي، ما جعل نسبة الشواغر تناهز 56% يعود أكبر نقص فيها إلى المهندسين.وأكد الديوان ضرورة أن تنسق الوزارة مع ديوان الخدمة المدنية لتسريع عملية تسكين موظفي إدارة الخدمات بحسب الهيكل التنظيمي الجديد، وبهدف تفعيل عمليات التوظيف لتقليص نسبة الشواغر في الوظائف الإشرافية، وبينت الوزارة في ردها أنه تم زيادة عدد المهندسين المنتدبين وسيتم تسكينهم على الهيكل الجديد على حسب اختصاصاتهم وتم تقديم المقترحات لتوظيف الكفاءات المطلوبة في المراكز الإشرافية.وأكد الديوان ضرورة إجراء تقييم شامل لتجربة المدارس في تطبيق نظام لامركزية أعمال الصيانة العلاجية، واتخاذ التدابير والإجراءات التصحيحية اللازمة لضمان تنفيذه على الوجه الأمثل فيما لو تقرر الإبقاء عليه.وطلب الديوان إعداد واعتماد دليل خاص بالسياسات والإجراءات لتنظيم أعمال الصيانة بإدارة الخدمات في الوزارة، ويتعين على الوزارة التنسيق مع ديوان الخدمة المدنية لمراجعة الأوصاف الوظيفية لموظفي وحدة المعلومات والمتابعة بهدف إعادة تكليفهم من جديد بمهام استلام طلبات الصيانة وتصنيفها وتسجيلها مركزياً وتوجيهاً نحو المجموعات المختصة ومتابعتها، وأكدت الوزارة "أنه تم التنسيق مع الجهات المعنية في الوزارة لمراجعة الأوصاف الوظيفية لموظفي وحدة المعلومات والمتابعة وإرسالها لديوان الخدمة المدنية”. وفيما يخص ندب المعلمين لسد النقص في وظائف المهندسين بقسم الهندسة والصيانة، بين الديوان ضرورة تحديد الدرجات الوظيفية للمعلمين المنتدبين في قسم الهندسة والصيانة والالتزام باللائحة التنفيذية لقانون الخدمة المدنية ومنح الموظف بدل ندب في حال تكليفه بوظيفة ذات درجة أعلى من درجة الوظيفة التي يشغلها، وبينت الوزارة في ردها أنها خاطبت إدارة الموارد البشرية لتحديد الدرجات ومنح بدل ندب للموظفين.الصيانة الإلكترونيةوطالب الديوان الوزارة "بتفعيل نظام خدمات الصيانة الإلكترونية بأسرع وقت لتسجيل كافة طلبات الصيانة آلياً، عوضاً عن الطريقة التقليدية اليدوية المتبعة والنظر في إمكانية وضع وسائل استلام سريعة خلال الإجازات والعطل الرسمية، وتعميم استخدام استمارات طلب الصيانة لتوثيق كل طلب، واستكمال كافة بيانات عمليات الصيانة، ووضع ضوابط تلزم بإدخال كافة البيانات في النظام وضوابط داخلية في سجل بيانات الصيانة تمنع تكرار تسجيل الطلبات وتكرار صدور نفس الأرقام التسلسلية”.ومن جانبها أشارت الوزارة في ردها إلى "أنها تعد نظام رصد وتحكم إلكتروني لاستقبال الطلبات وتعزيز وحدة الكنترول بمنظومة اتصالات تستخدم على مدار الساعة تتكون من خط نقال وجهاز حاسوب بخط إنترنت أو جهاز آيباد وفق ما يراه المختصون في نظم المعلومات، لاستقبال طلبات الصيانة، وإدراج موظفي وحدة الكنترول على نظام النوبات للتعامل مع الطلبات على مدار الساعة”.وانتقد الديوان في تقريره "ضعف الإشراف على أعمال الصيانة الموكل تنفيذها للمدارس، وطلب وضع وتنفيذ خطة لتوفير الدعم الفني والإشراف الميداني اللازم على عمليات الصيانة التي تتم على مستوى المدارس، وإنشاء قاعدة بيانات مركزية على مستوى إدارة الخدمات تتضمن كافة بيانات أعمال الصيانة المنجزة من قبل المدارس في إطار ممارستها لصلاحيات الإشراف على الأعمال وتنظيم زيارات متابعة ميدانية للمدارس بشكل دوري وإصدار تقارير دورية بشأنها”.وتضمن رد الوزارة على طلب الديوان "الإجراءات المزمع أن تتخذها الوزارة بشأن نقص الوظائف، وجارٍ العمل على إنهاء قاعدة بيانات مركزية على مستوى إدارة الخدمات يتم فيها تنظيم زيارات للمدارس لمعالجة المشكلات الطارئة وتقييم احتياجات المدارس وفق الطلبات الواردة واتخاذ اللازم بشأنها وفق النظام”. وأوصى الديوان بإعداد تقرير معايير واضحة ومكتوبة واعتمادها لاختيار الجهة المناسبة لتنفيذ أعمال الصيانة سواء بواسطة موظفي الوزارة أو مقاولي القطاع الخاص وتحديد شروط نوعية أعمال الصيانة الموكلة إلى كل منهما. وشمل التقرير ملاحظات الديوان عن الحضور والانصراف فبالرغم من تثبيت البصمة الإلكترونية بالورشة الكائنة بمدرسة أبوبكر بالمنامة منذ 2011، مازال الموظفون يستخدمون سجلاً يدوياً، والبالغ عددهم 34 موظفاً لم يسجل 11 موظفاً منهم حضوره وانصرافه عن طريق البصمة الإلكترونية.وطلب الديوان الإسراع بتفعيل نظام البصمة الإلكترونية مع ضرورة الالتزام بوضع المبررات في حالات التأخر عن الحضور أو الانصراف المبكر، وبينت الوزارة في ردها أنها أوصت ووكلت مهمة مراقبة التبريرات لمكتب مدير الخدمات. وأكد التقرير ضرورة الإسراع باتباع طريقة حفظ وترتيب ملائمة لملفات أعمال الصيانة وفقاً لأحكام الدليل المالي الموحد، وبينت الوزارة أنها تجري العمل على إنشاء أرشيف متكامل لإدارة الخدمات لحفظ جميع الطلبات الصادرة والواردة.