أكدت وزارة الأشغال أنها وضعت برنامج متابعة لتنفيذ توصيات تقرير ديوان الرقابة المالية والإدارية، إيماناً منها بأن عمليات الرقابة التي يقوم بها ديوان الرقابة المالية والإدارية هي فرص للتحسين وزيادة الانتاجية ورفع مستوى الأداء.وقال الوكيل المساعد للخدمات الفنية بوزارة الأشغال المهندس أحمد الخياط إن الهدف الأساسي من إنشاء (إدارة صيانة المباني) هو التخطيط والإشراف على تنفيذ برامج الصيانة لكافة المباني الحكومية وذلك وفقاً لما جاء في المهام الوظيفية لهذه الإدارة والمعتمدة من قبل ديوان الخدمة المدنية، فيما عدا بعض الوزارات ذات الطابع الخاص كوزارة الدفاع ووزارة الداخلية ووزارة الصحة.وأضاف أن عملية التدقيق استمرت قرابة 5 أشهر خلال الفترة من سبتمبر 2011 وحتى يناير 2012، وكان الهدف من وراء عملية التدقيق والرقابة هذه، هو التأكد من مدى كفاءة التنظيم الإداري وتنظيم العمليات لخدمات صيانة المباني الحكومية بوزارة الأشغال، مشيراً إلى أن مراجعة تنفيذ التوصيات التي خرج بها ديوان الرقابة المالية والإدارية مستمرة وبشكل دوري.وذكر الخياط أن وزارة الأشغال شكلت لجنة على أعلى المستويات -برئاسة الوزير وعضوية جميع موظفي الإدارة العليا من وكيل ووكلاء مساعدين ومديري - تجتمع بشكل دائم من أجل متابعة تنفيذ التوصيات التي خرج بها التقرير وللتأكد من أن نسبة الإنجاز في تقدم مستمر ولمراجعة التوصيات التي لم تنفذ بالكامل وللوقوف على المعوقات التي تحول دون تنفيذها، ويقوم الوزير بإعطاء توجيهاته للمعنيين بشأنها ومتابعتها أولاً بأول. وتابع الوكيل المساعد للخدمات الفنية أن وزارة الأشغال وبرئاسة الوزير ومن خلال توجيهاته للإدارة العليا في الوزارة تقوم بمراجعة جميع التقارير التي خرج بها فريق عمل ديوان الرقابة المالية والإدارية - ليس فقط إدارة صيانة المباني - وإنما جميع الموضوعات التي طالتها عملية الرقابة والتدقيق وذلك لأهمية هذه التقارير باعتبارها إحدى فرص التحسين المستمر التي من شأنها أن تطور عمل الوزارة ورفع كفاءة الأداء وتحسين الإنتاجية، ولتكون هذه التقارير والتوصيات والإجراءات المتخذة لتنفيذها هي ثقافة مؤسسية وقيمة أساسية من قيم العمل يتم تعميمها على جميع العاملين في الوزارة لنشر ثقافة التعلم والتحسين المستمر لعدم الوقوع في مثل هذه الممارسات في أية مشاريع مستقبلية. كما تؤكد الوزارة من خلال توجيهات الوزير بإرسال تقارير دورية إلى وزارة المالية لإطلاعها بشكل مستمر على نسبة الإنجاز المتحققة في كل توصية وماهية الإجراءات التي تم اتخاذها حيال كل توصية وردت في تقارير الرقابة المالية والإدارية.وبين الخياط أن عملية الرقابة شملت جوانب عدة من ضمنها: التخطيط الاستراتيجي لأعمال الصيانة (ملاحظة رقم 3-3)، التي تنص على ضرورة «وضع خطة استراتيجية لأعمال صيانة المباني تعكس التوجهات والخيارات الاستراتيجية وكذلك الأهداف المرحلية التي يتعين تحقيقها على المدى المتوسط والبعيد بهدف تحقيق فعالية أكبر لخطط الصيانة السنوية»، وفي هذا السياق قامت إدارة صيانة المباني بوضع خطة سداسية وفقاً للموازنة المعتمدة، على أن يتم تحديثها بشكل مستمر وفقاً للمعلومات المتوفرة، حيث تمت مخاطبة جميع الجهات الحكومية بغرض تحديث بيانات المباني التابعة لها، واستجابت معظم الجهات التي تمت مخاطبتها وبلغت نسبة تحديث البيانات 91 %.وبشأن تحديد المهام وتوزيع الصلاحيات (ملاحظة رقم 3-2)، عقبت الوزارة على توصية «عدم إلزامية التنسيق والتشاور مع إدارة صيانة المباني بشأن أعمال الصيانة»، بأن إدارة صيانة المباني هي الجهة الأولى المختصة التي أنشئت من أجل صيانة المباني الحكومية، وإن ما جاء بعدها من إدارات أو أقسام صيانة في الجهات الحكومية الأخرى فقد أنشئت لغرض التكامل وأداء أعمال الصيانة البسيطة. أما التوصية الأخرى التي بينت أنه «يتعين على وزارة الأشغال التنسيق مع وزارة التربية والتعليم بهدف إعادة النظر في نظام أعمال وتخصصات الإدارتين المعنيتين بأعمال الصيانة بهدف تلافي الازدواجية»، فأشارت الوزارة إلى عقدها اجتماعات تنسيقية بين الوزارتين المعنيتين بهذا الشأن كان آخرها الاجتماع في 12 أغسطس 2012 بحضور الوكيل المساعد لمشاريع البناء والصيانة بوزارة الأشغال ومدير إدارة الخدمات بوزارة التربية والتعليم، وتم استيضاح الأعمال التي تقوم بها إدارة الخدمات بوزارة التربية والتعليم.أما الملاحظة الأخيرة في هذا الصدد والتي تتعلق «بعدم وجود معايير واضحة ومكتوبة لتكليف المقاولين بأعمال الصيانة»، والتي خرجت بشأنها التوصية بضرورة إعداد معايير واضحة واعتمادها لاختيار الجهة المناسبة لتنفيذ أعمال الصيانة سواء بواسطة موظفي الإدارة أو مقاولي القطاع الخاص. فأوضحت وزارة الأشغال أن إدارة صيانة المباني تسير وفق معايير واضحة وثابتة بشأن توزيع الأعمال بين موظفي الإدارة بمجمع الوظائف المختص بتنفيذ أعمال الصيانة البسيطة، ومقاولي القطاع الخاص ولكنها غير موثقة، مبينة أنه بما أنه اتخذ مؤخراً قرار بشأن إلغاء مجمع الوظائف هذا، فإنه لا داعي أن يتم إعداد معايير خاصة بشأن توزيع الأعمال التي يقوم بتنفيذها أولئك الموظفون، حيث انتهت إدارة صيانة المباني من إعداد دليل متكامل يوضح طريقة إسناد الأعمال لمقاولي القطاع الخاص. وأضاف الخياط: لقد أورد التقرير توصيتين بشأن استخدام الموارد البشرية لأعمال الصيانة (ملاحظة رقم 3-4)، تمثلت الأولى في «التنسيق مع ديوان الخدمة المدنية بشأن إحالة الموظفين الزائدين عن الحاجة على التقاعد المبكر بما يكفل حقوقهم ويحفظ المال العام ويضمن كفاءة استخدام الموارد البشرية بالشكل الأمثل»، وفي ما يتعلق بهذه التوصية، فقد قامت وزارة الأشغال ومنذ العام 2002 بالتنسيق مع وزارة المالية والجهات الحكومية الأخرى ذات العلاقة (ديوان الخدمة المدنية وصندوق التقاعد) بشأن إحالة بعض موظفي إدارة صيانة المباني إلى التقاعد المبكر عبر نظام التقاعد المبكر الإلزامي (الخصخصة). وفي العام 2006 تمت إعادة هيكلة إدارة صيانة المباني واعتبر هؤلاء الموظفون فائضاً عن الحاجة نظراً لأن الأعمال التي كانوا يؤدونها قد أسندت لمقاولي القطاع الخاص حيث الجودة في العمل والسرعة في الإنجاز. وحول موضوع هؤلاء الموظفين، أفاد الوكيل المساعد للخدمات الفنية بأنه قد عُقدت اجتماعات عدة مع المعنيين، حيث عرضت وزارة الأشغال خلال هذه الاجتماعات دراسات جدوى منذ ذلك الوقت يتم تناولها ومناقشتها، وكان آخرها الدراسة التي قدمت العام 2008 ولاقت القبول المبدئي من جميع الجهات الحكومية المعنية، إلا أن عدم توفر الاعتمادات المالية اللازمة حال دون تنفيذ ذلك، مشيراً إلى إلغاء العمل بمقترح الخصخصة بعد ذلك. وذكر الخياط أنه بتاريخ 30 أغسطس 2012 قامت وزارة الأشغال بعرض هذا الموضوع على نائب رئيس مجلس الوزراء الشيخ خالد بن عبدالله آل خليفة، وبعد إطلاعه على هذا الأمر أصدر الشيخ خالد توجيهاته بالتنسيق المباشر مع ديوان الخدمة المدنية لحل هذا الموضوع العالق وعمل الإجراءات اللازمة نحو ذلك. وبناء على توجيهات الشيخ خالد اتخذت الخطوات اللازمة للانتهاء من هذا الموضوع، حيث تم التنسيق مع ديوان الخدمة المدنية والانتهاء من إلغاء وظيفة 37 موظفاً وأحيل عدد آخر للتقاعد المبكر بعد أخذ موافقتهم ومنحهم الامتيازات المقررة وفقاً لأنظمة ديوان الخدمة المدنية، أما الذين وصلت أعمارهم إلى السن القانوني للتقاعد الاعتيادي، فتم الانتهاء من إجراءاتهم مع ديوان الخدمة المدنية وأحيلوا إلى التقاعد. كما تم تحويل 15 موظفاً آخرين إلى قطاعي الصرف الصحي والطرق حيث باشروا العمل في الإدارات المختلفة بتلك القطاعات. أما الموظفون المتبقون فسيتم رفع أسمائهم إلى ديوان الخدمة المدنية للنظر بشأنهم وتحويلهم إلى الوزارات الحكومية الأخرى حسب احتياج هذه الوزارات. وأثنت وزارة الأشغال على الجهود الكبيرة والتعاون المثمر الذي أبداه ديوان الخدمة المدنية في سبيل الانتهاء من هذا الموضوع وبالشكل الذي يضمن حقوق الموظفين من ناحية، ويساهم في المحافظة على المال العام من ناحية أخرى.وأضاف الخياط: لقد تطرق التقرير إلى استخدام المعدات والمركبات (ملاحظة رقم 3-6): وفي ما يتعلق باستخدام المعدات والمركبات المستأجرة التي تناولها التقرير، حيث شدد على أهمية مراجعة احتياجات الإدارة من المركبات المستأجرة، وفي هذا الصدد قامت إدارة صيانة المباني بعملية المراجعة الدورية لاحتياجاتها من المركبات اعتباراً من يناير 2012 وتمخضت هذه العملية عن خفض عدد المركبات إلى 50% ولاتزال عملية تقييم الحاجة لهذه المركبات مستمرة وفقاً لاحتياجات الإدارة وارتباطها بالقوى العاملة في مجمع الوظائف الذي بات القرار محسوماً بالانتهاء منه.وتقدمت وزارة الأشغال بالشكر والتقدير إلى ديوان الرقابة المالية والإدارية على ما بذله من جهد حثيث وعمل متكامل وبنّاء في سبيل الخروج بهذا التقرير الذي تناول بشكل مهني مدى كفاءة التنظيم الإداري وتنظيم العمليات لخدمات صيانة المباني بالوزارة، حيث اعتبرت التوصيات التي خرج بها هذا التقرير بمثابة خارطة الطريق نحو التميز في الأداء والتكامل في الأدوار وتحسين الإنتاجية.