شدد مشاركون في الملتقى الإقليمي التاسع للإداريين وموظفي السكرتارية للقيادات على أن نشاط أي مؤسسة يتوقف على سلامة ونشاط اتصالها الإداري بخلق مناخ سليم للاتصال الفعال، ووضع سياسة واضحة للاتصال تعمل على تحقيق الأهداف الإدارية، مشيرين إلى الدور المهم لمهنة الإدارة المكتبية.وأشاروا، خلال الملتقى الذي نظمته جمعية السكرتارية البحرينية ومكتب أكت سمارت لاستشارات العلاقات العامة، تحت رعاية وزيرة التنمية الاجتماعية د.فاطمة البلوشي واختتم أعماله يوم الخميس الماضي، بفندق ومنتجع سوفتيل الزلاق، إلى أن مفهوم ترتيب الأولويات هو مفهوم بديهي لمعظمنا، إلا أنه ليس - وفي خضم الضغوط اليومية - لا يتحول إلى ممارسة بديهية بالضرورة، ويعد هذا المفهوم شبه غائب في عملنا، ربما لغياب الإدراك الواعي بأهمية ترتيب الأوليات في المشاريع أو لغياب المعرفة أصلاً بأساليب ترتيب الأوليات بشكل يتفق مع طبيعة وأهداف المشروع.وشهد حفل الافتتاح كلمة أمين عام الملتقى د.فهد الشهابي، والتي أكد فيها أهمية دور السكرتارية في المؤسسات، واصفاً إياهم بالجنود في مؤسساتهم، وأنهم الوقود الذي به تسير عجلة الأعمال، ومؤكداً أنه مخطئ هو من يقلل من أهمية دورهم.وبعد ذلك ألقت رئيس جمعية السكرتارية البحرينية شهلاء إصبعي كلمة أكدت فيها أن شعار الملتقى «مهارات التواصل ومهارات ترتيب الأولويات ومهارات حل المشكلات» يكتسب أهمية خاصة بالنسبة للمشتغلين في حقل السكرتارية وإدارة المكاتب، كونه يسلط الضوء على أهم وظيفة من وظائف المهنة وهي «التواصل.من ثم قامت وزيرة التنمية الاجتماعية د.فاطمة البلوشي راع الملتقى بإلقاء كلمتها التي أكدت فيها أن موضوع الملتقى في عامه التاسع (مهارات التواصل ومهارات ترتيب الأولويات ومهارات حل المشكلات) أثار اهتمامها، وتذكرت من خلاله حياة عملها اليومية والطاقم الإداري في مكتبها الذي أصبح ينجز الكثير، بل ساهم في تنظيم مواعيد عملها وحياتها.وأضافت الوزيرة في كلمتها: «أعتبر هذا المؤتمر أحد المشاريع المستدامة التي نؤكد على أهميتها، خصوصاً أن عمر هذا الملتقى من عمر وزارة التنمية الاجتماعية»، لافتة إلى أن الجميل في هذا الملتقى مشاركة 200 فرد 25% منهم من دول الخليج، آملة أن يخرج الجميع من الملتقى بمهارات تخدم مؤسساتكم في البحرين والخليج».من ثم أعلن خلال حفل الافتتاح عن الفائزين بجائزة التميز في السكرتارية للعام 2014 من القطاع العام والخاص، حيث فازت هناء الصفار من هيئة تنظيم سوق العمل. أما من القطاع الخاص فقد فازت إيمان الأحمدي من شركة جميل المتروك.وتحدثت في الجلسة الأولى من اليوم الثاني للملتقى والمعنية بمحور «مهارات التواصل»، رئيس الجمعية البحرينية للتخطيط الاستراتيجي د.هالة صليبيخ في ورقتها عن «العلاقات بين التخطيط الاستراتيجي ومهارات التواصل»، والذي يعد أهم المحاور التي تدّرس اليوم في الولايات المتحدة الأمريكية، لأهميته في التنظيم الإداري، موضحة «اليوم في أي مؤسسة في القطاع العام أو الخاص لابد أن تكون هنالك خطط تتعلق بمهارات التواصل تطبق بين أطقم السكرتارية ومجموعة الموظفين ذات العلاقة».بعدها طرح أستاذ الإعلام وعميد كلية الآداب بجامعة المملكة د.رضا أمين، في ورقته أساليب التغلب على المشاكل في الأعمال، من حيث الأداء وتطوير التواصل، موضحاً أن التواصل الاجتماعي فطرة إلهية، فلا أحد يستطيع أن يعيش بمفرده في هذا الكون، لذا نتواصل لنعيش لنحقق أهدافنا بشكل أفضل، لذا لا بد من إجادة مهارات التواصل، ولابد من معرفة أن هنالك أنواعاً من التواصل.وقدم أستاذ الإعلام المشارك بجامعة المملكة د.شعيب الغباشي، ورقته التي ركز فيها على الاتصال غير اللفظي الذي لا يقل أهمية عن الاتصال اللفظي، موضحاً أن الاتصال غير اللفظي هي الإمكانات الفردية مثل التواصل البصري والمساحة الشخصية والإيماءات. وأكد أهمية التواضع في التواصل مع الآخرين لتحقيق التأثير المطلوب في الأفكار والمعلومات والسلوكيات.واختتمت مستشارة تدريب منى الزايد الجلسة الأولى بتقديم برنامج سريع للمشاركين ترجمت من خلاله على أرض الواقع عناصر الاتصال، أظهرت من خلال البرنامج التدريبي قوة الاتصال ومقدرة الأطراف على التواصل مع بعضهم وبأي وسيلة، مبينة أن نشاط أي مؤسسة يتوقف على سلامة ونشاط اتصالها الإداري بخلق مناخ سليم للاتصال الفعال، ووضع سياسة واضحة للاتصال تعمل على تحقيق الأهداف الإدارية.وعنيت الجلسة الثانية بمحور «ترتيب الأولويات»، وتحدث في بداية الجلسة الثانية الأكاديمي والباحث د.راشد نجم، الذي أكد أن السكرتارية لها دور كبير في تنظيم وترتيب وقت المسؤولين، مبيناً أهمية استثمار الوقت وإدارته، موضحاً أن إدارة الوقت إدارة ذاتية، على اعتبار أن المستفيد من الوقت هو الشخص نفسه.