دشنت جمعية الشباب والتكنولوجيا المنصة الإلكترونية للتوثيق الذكي «الديوان» والتي توفر العديد من المميزات والتسهيلات لمنظمات المجتمع المدني، حرصاً من الجمعية على تطوير العمل الأهلي في المملكة، ومواكبته للتطور التقني المستمر. وصرح عضو مجلس إدارة الجمعية عبدالله فرحان أن منصة «الديوان» تأتي من منطق تعاون الجمعية مع مختلف مؤسسات المجتمع المدني، إذ يعتبر المشروع نتيجة للشراكة الاستراتيجية بين الجمعية وشركة رومكس للخدمات التقنية، والتي تم خلالها تشكيل فريق عمل مشترك بين الجهتين لوضع الخطط وآلية التنفيذ، إذ يعد المشروع أحد مشاريع الجمعية التي تسعى من خلالها بالرقي وبتطوير كوادر المجتمع باستخدام التكنولوجيا. وذكر أن المنصة توفر العديد من الخدمات للمنظمات الأهلية لمساعدتها في تطوير المنظمة من الجوانب التقنية، فمن تلك الخدمات سهولة أرشفة الرسائل الصادرة والواردة ومحاضر الاجتماعات، وسرعة البحث والوصول للملفات المطلوبة، وتوحيد سير عمل المنظمات من خلال إمكانية الاطلاع عليها من أي مكان ومن أي جهاز، بالإضافة إلى إمكانية إنشاء مجموعات عمل سواء من لجان أو فرق عمل أو مشاريع عبر نظام السحابة الذكية، والتي تمكن العمل ومشاركة الملفات وغيرها عن بعد، كما ويمكن متابعتها من قبل الإدارة العليا. وأضاف أن المشروع مستمر في التطوير ليحمل في إصداراته القادمة مميزات إضافية، منها تسجيل الأعضاء إلكترونياً، كما ونسعى من خلال البرنامج مستقبلاً تطوير نظام المحاسبة للجمعيات والمنظمات الأهلية، لتكون منصة شاملة لإدارة المنظمات بشكل احترافي ومتطور. وأشار إلى أن البرنامج تم تجهيزه لمواكبة التطورات التقنية ليدعم استخدامه على الهواتف الذكية، وذلك سيسهل الوصول إليه من المشتركين في أي وقت ومكان، مما سيضيف ميزة مهمة وهي اختصار الوقت والجهد للوصول للمعلومة والتفاعل معها».