وضعت وزارة التربية والتعليم إطاراً واضحاً للآلية المتبعة في تقييم أعمال الطلبة بجميع مراحلهم الدراسية، لمختلف فئات الطلبة المنتظمين، والمنازل، والذاتي، والدور الثاني، والحالات الخاصة، في ظل نظام التعليم الاستثنائي خلال الجائحة .
وفي هذا السياق، قامت مدرسة خولة الثانوية للبنات بوضع جدولة شاملة وواضحة ومدروسة لمواعيد تقديم جميع التطبيقات لجميع المقررات في المستويات الثلاث، كما تم تنظيم جداول فردية بالتطبيقات المختلفة لكل مستوى على حده يتم إرسالها على فترات منتظمة حسب موعد كل تطبيق .
كما أعد كل قسم أكاديمي خطة زمنية مجدولة وثابتة لتصحيح ومراجعة التطبيقات المختلفة التي يتم تقديمها أولاً بأول حتى التطبيق الأخير بحسب تصنيف المقرر، إذ يحمل القسم الأكاديمي على عاتقه مسئولية متابعة وتصحيح ومراجعة التطبيقات بمتابعة حثيثة من منسقة القسم، ومن المديرات المساعدات، حيث تقوم آلية المتبعة على إرسال رابط للطالبات عبر البوابة التعليمية ويتم خلالها متابعة الطالبات وتشجيعهم على حل التطبيق في الوقت المحدد ومتابعة المتغيبات والتواصل معهن وتحديد الوقت المناسب لإعادة التطبيق لهم .
ويمر تطبيق كل طالبة بعدة مراحل أولها التصحيح الإلكتروني والتدقيق ومراجعته بشكل دقيق من قبل المعلمات، وبعدما ترصد الدرجات، تتم عملية أرشفة إلكترونية لجميع أعمال الطالبات، ومن ثم تقوم لجنة الضبط الداخلي بالتدقيق على جميع عمليات التصحيح والمراجعة ورصد الدرجات في كشوف التسجيل كخطوة تالية بعد انتهاء عمليات التدقيق داخل القسم، حيث تم تشكيل لجنة ضبط داخلي مكونة من أربعة فرق يضم كل فريق 8 عضوات تم اختيارهن بدقة وتوزيع جميع الشعب عليهن حسب معايير واضحة للجميع.
وأخيرا تأتي المرحلة الأخيرة من عمليات التدقيق وهي مطابقة درجات الطالبات المرصودة في كشف التسجيل الذي تم استلامه من قبل معلمة المقرر وتصويره بعد الرصد ورفعه للمعلمات المراجعات والمدققات لتتم مطابقته مع أعمال الطالبات الموثقة، ثم التوقيع على كشف التسجيل الكترونياً من قبل المعلمة المراجعة داخل القسم والمعلمة المدققة عضوة لجنة الضبط من خارج القسم، وفي نهاية المطاف يتم أخذ عينات عشوائية من قبل رئيسات فرق الضبط الداخلي، للتأكد من صحة التصحيح والتدقيق والرصد وسير جميع العمليات بصورة سليمة .
وفي هذا السياق، قامت مدرسة خولة الثانوية للبنات بوضع جدولة شاملة وواضحة ومدروسة لمواعيد تقديم جميع التطبيقات لجميع المقررات في المستويات الثلاث، كما تم تنظيم جداول فردية بالتطبيقات المختلفة لكل مستوى على حده يتم إرسالها على فترات منتظمة حسب موعد كل تطبيق .
كما أعد كل قسم أكاديمي خطة زمنية مجدولة وثابتة لتصحيح ومراجعة التطبيقات المختلفة التي يتم تقديمها أولاً بأول حتى التطبيق الأخير بحسب تصنيف المقرر، إذ يحمل القسم الأكاديمي على عاتقه مسئولية متابعة وتصحيح ومراجعة التطبيقات بمتابعة حثيثة من منسقة القسم، ومن المديرات المساعدات، حيث تقوم آلية المتبعة على إرسال رابط للطالبات عبر البوابة التعليمية ويتم خلالها متابعة الطالبات وتشجيعهم على حل التطبيق في الوقت المحدد ومتابعة المتغيبات والتواصل معهن وتحديد الوقت المناسب لإعادة التطبيق لهم .
ويمر تطبيق كل طالبة بعدة مراحل أولها التصحيح الإلكتروني والتدقيق ومراجعته بشكل دقيق من قبل المعلمات، وبعدما ترصد الدرجات، تتم عملية أرشفة إلكترونية لجميع أعمال الطالبات، ومن ثم تقوم لجنة الضبط الداخلي بالتدقيق على جميع عمليات التصحيح والمراجعة ورصد الدرجات في كشوف التسجيل كخطوة تالية بعد انتهاء عمليات التدقيق داخل القسم، حيث تم تشكيل لجنة ضبط داخلي مكونة من أربعة فرق يضم كل فريق 8 عضوات تم اختيارهن بدقة وتوزيع جميع الشعب عليهن حسب معايير واضحة للجميع.
وأخيرا تأتي المرحلة الأخيرة من عمليات التدقيق وهي مطابقة درجات الطالبات المرصودة في كشف التسجيل الذي تم استلامه من قبل معلمة المقرر وتصويره بعد الرصد ورفعه للمعلمات المراجعات والمدققات لتتم مطابقته مع أعمال الطالبات الموثقة، ثم التوقيع على كشف التسجيل الكترونياً من قبل المعلمة المراجعة داخل القسم والمعلمة المدققة عضوة لجنة الضبط من خارج القسم، وفي نهاية المطاف يتم أخذ عينات عشوائية من قبل رئيسات فرق الضبط الداخلي، للتأكد من صحة التصحيح والتدقيق والرصد وسير جميع العمليات بصورة سليمة .