قال رئيس ديوان الخدمة المدنية أحمد بن زايد الزايد، إن برنامج إعداد التقارير لدى الديوان يورد تقارير آمنة وسرية للقوى العاملة بالجهات الحكومية خلال دقائق، ويقلل الكلف المترتبة على إعدادها، ويوفر بيانات مفصلة ومدعمة برسوم توضيحية عن أعداد القوى العاملة بالحكومة لجهة الترقيات والحوافز والإجازات المرضية والسنوية.
وأضاف لدى تدشينه المرحلة الثانية من المشروع، أن البرنامج حديث ومتطور في مجال تقنية المعلومات ويختص بإعداد البيانات وربطها وتحليلها، ما يمكن الإدارة العليا من اتخاذ قرارات أفضل وبسرعة، ويوفر كثيراً من الوقت والجهد.
وبين رئيس الديوان أن تدشين المرحلة الثانية يأتي تلبية للطلبات الواردة من الجهات الحكومية للحصول على تقارير متعددة من نظام المعلومات الإدارية للموارد البشرية، وتقليل الفترة الزمنية والكلفة المتعلقة بإعداد تقارير القوى العاملة في الحكومة، لافتاً إلى أن التقارير تمتاز بالديناميكية وتتيح إمكانية تغيير البيانات تلقائياً مع مرور الوقت، وإمكانية طباعتها وحفظها.
ونبّه إلى أن الوقت المستغرق حالياً لإصدار أي تقرير خاص بالشؤون الإدارية وشؤون الموظفين يتراوح بين ساعتين إلى 4 أيام عمل، من خلال عملية إجرائية طويلة مشتركة بين إدارة تقنية المعلومات والموارد البشرية، ولكن مع وجود برنامج إعداد التقارير يمكن الحصول على التقرير المطلوب بدقائق معدودة، وبمجرد الدخول على البرنامج يتمكن متخذي القرار أو المخولين بإصدار التقارير من طلب وعرض التقرير المطلوب بدقائق، والحصول على المعلومات المطلوبة واتخاذ القرارات بناءً عليها بوقت أسرع وكفاءة عالية.
وأضاف الزايد أن المرحلة الثانية من البرنامج أضافت مؤشرات أداء وتقارير إضافية خاصة بنظام المعلومات الإدارية للموارد البشرية ونظام الجودة لمتابعة وقياس تلك المؤشرات في ديوان الخدمة المدنية، ما يمكّن كبار المسؤولين التنفيذيين من الاطلاع على كل ما يرتبط بالإدارات والأقسام المختلفة في جهات عملهم، وإصدار التقارير المفصلة عند الحاجة ومعرفة الإخفاقات وتصحيحها.
ويوفر البرنامج للمسؤولين تقارير مفصلة ومدعمة بالرسومات التوضيحية عن العدد والكلفة الخاصة بالقوى العاملة بالجهات الحكومية، لجهة الترقيات والحوافز والإجازات المرضية والسنوية والعمل الإضافي، وتقارير الحضور والانصراف ومقارنتها بالسنوات السابقة والكثير من التقارير المشابهة في مواعيد محددة.
وأوضح رئيس الديوان أن المرحلة الثانية من برنامج إصدار التقارير صممت بحيث تكون مكملة و تشابه البرنامج المستخدم حالياً في ديوان الخدمة المدنية، وتستخدمه جميع إدارات الموارد البشرية في الحكومة، وروعي في التصميم أن يكون بسيطاً وسهل الاستخدام مع وضع الضوابط للحفاظ على أمن وسرية المعلومات في كل جهة حكومية.
وروعي في المرحلة الثانية من البرنامج تحليل المعلومات ومتابعة مؤشرات الأداء، وتمكين كبار المسؤولين من تحديد أهداف العمل ومتابعة العمل المنجز وتحليل مؤشرات الأداء المتوفرة لقياس النجاح أو الفشل وعمل اللازم تجاهها، ومنحهم فرصة اتخاذ قرارات أفضل وأسرع على المستويين الاستراتيجي والتشغيلي.
وأكد أهمية الوقت لدى متخذي القرار وحصولهم على المعلومات المطلوبة في وقت قياسي، ما له أكبر الأثر في اتخاذ القرارات الصائبة في المواقف الصعبة والطارئة، من خلال تقديم المعلومات الصحيحة والمحدثة والدقيقة لهم لتحسين الإنتاجية والأداء الحكومي بشكل عام.
وقال الزايد إن أحد مفاتيح النجاح في عصر المعلومات هو اتخاذ القرارات الأفضل والأسرع على الدوام، حيث يعتبر البرنامج نقلة نوعية في مجال إعداد التقارير وتحليل المعلومات التي يحتاجها كبار التنفيذيين وصناع القرار لأداء عملهم على نحو أكثر فعالية وكفاءة لاتخاذ القرارات في الوقت المناسب، حيث تأتي الخطوة كأحد مشاريع الديوان المرتبطة بالرؤية الاقتصادية للبحرين 2030.
