كتب - إبراهيم الزياني:
رصد ديوان الرقابة المالية والإدارية في تقريره السنوي 2012/2011، استغلال الرئيس التنفيذي لكلية البحرين التقنية (بوليتكنك البحرين)، البطاقة الائتمانية البنكية للكلية، لشراء واستخدامها لأغراض شخصية، واسترجاع مبالغ مشتريات خاصة من حساب الكلية، إذ استفاد من نفوذه في سداد سفراته الخاصة مع زوجته، شملت إقامته بالفنادق وأكل وشرب وتأجير لسيارات، وحصص المساج وشراء سيجار.
واستغل البطاقة الائتمانية، حسب التقرير، لدفع فاتورة عشاء خارج المملكة، تضمنت استهلاك مشروبات كحولية، إضافة لطباعة ألبوم صور قام بالتقاطها أثناء سفراته لعدد من البلدان وخلال إقامته بالمملكة، وشحنه للولايات المتحدة، بمبلغ 861 ديناراً.
وأشار الديوان، إلى أن الكلية تعاقدت مع إحدى المؤسسات، بهدف توريد وتشغيل نظام آلي متكامل بـ 330 ألف دينار، إلا أنها لم تستفد منه بعدما أكدت المؤسسة المعنية بالتدقيق على جودة الكلية على ضرورة التحول لنظام آلي آخر. كما وثق الديوان في تقريره، شراء الكلية مختبراً إلكترونياً في 2008، بـ 65 ألف دينار، إلا أنه لم يستخدم حتى تاريخ انتهاء أعمال الرقابة في سبتمبر من العام الماضي.
وتحتفظ الكلية، بـ 309 حواسيب جديدة في مخازنها، تقدر كلفتها بحوالي 52 ألف دينار، واستمر وجودها بالمخازن لفترة تراوحت بين 7 و18 شهراً، دون الاستفادة منها.
وبين الديوان، أن الكلية لم تلتزم بسياسيات الشراء، ما أدى إلى إضعاف الرقابة الداخلية على المشتريات، إضافة إلى أنها لم تقم بإبرام عقود رسمية مع جميع الموردين.
استغلال نفوذ
وقدر الديوان، المبالغ التي صرفها الرئيس التنفيذي عبر استخدام البطاقة الائتمانية البنكية، لأغراض شخصية وخاصة، وسداد مدفوعات دون تقديم الإثباتات، بـ 8 آلاف دينار، توزعت ما بين 960 ديناراً لتسديد اشتراكه السنوي بأحد النوادي، و797 ديناراً لدفع رسوم اتصالاته الهاتفية عبر الجوال، رغم أن عقد عمله لا يتضمن تحمل الكلية لمثل تلك المصروفات.
واستخدم الرئيس التنفيذي البطاقة الائتمانية لطباعة كتاب خاص من تأليفه بما يقرب 2800 دينار، وإقامته بفندق باسكتلندا برفقة زوجته، بـ 876 دينارا، شملت مصروفات إقامة وأكل وشرب، واستئجار سيارة أثناء سفره للدنمرك وبريطانيا مع زوجته بـ 579 ديناراً، ومصروفات سفر وإقامة بموسكو بـ 434 ديناراً، ودفع فاتورة مطعم ببريطانيا بمبلغ 40 ديناراً، ولفت الديوان إلى أن فاتورة العشاء تضمنت استهلاك مشروبات كحولية، رغم أن الباب المتعلق بالميزانية يمنع تغطية مثل تلك المصروفات. إضافة لشراء لوحة مفاتيح حاسوب (رقمية) ومفكرات ورابط جهاز عرض من نيوزلندا، ورسوم تجاوز الحمولة المسموح بها للأمتعة في مطار النرويج، وشراء كتب، ومصروفات أخرى.
وأشار الديوان، إلى أن دليل سياسيات وإجراءات الشراء بالكلية، سمح باستخدام البطاقة الائتمانية في الشراء عن طريق الإنترنت للمشتريات العاجلة وفي الحالات التي يتعذر فيها تطبيق إجراءات الشراء الجاري العمل بها، لافتاً إلى أن ما ذكره التقرير أمثلة، إذ إن مراجعة الديوان ارتكزت على فحص عينة من المدفوعات، ما لا ينفي احتمالات وجودة حالات أخرى مشابهة.
ولم يقتصر استخدام الرئيس التنفيذي البطاقة الائتمانية لشراء حاجاته الخاصة، إذ بين الديوان، أنه قام بإنجاز بعض المشتريات عبر الشراء المباشر واسترجاع المدفوعات، بلغ مجموعها 1662 ديناراً.
إذ قام باسترجاع مصروفات حصص مساج وشراء سيجار، وأخرى متعلقة بزوجته البالغة 456 ديناراً، خلال إقامته بفندق في قطر، كما استرجع المبالغ المدفوعة لطابعة كتاب عبارة عن ألبوم صور قام بالتقاطها أثناء سفراته لعدد من البلدان وخلال إقامته بالمملكة، وشحنه للولايات المتحدة، وبلغ إجمالي تلك العمليات 861 ديناراً، إضافة لصرف 607 دنانير، لشحن كتابٍ خاص به للولايات المتحدة.
فيما لم تقدم الكلية المستندات المؤيدة لعملية صرف فواتير مطاعم واتصالات هاتفية بلغت 2121 ديناراً، ونبتة للزينة بـ 80 ديناراً.
وتجيز إجراءات الشراء مباشرة - استثنائياً - من قبل موظفي الكلية، بما لا يتجاوز مبلغ 50 ديناراً، وتسترجع المبالغ التي دفعوها بعد تقديم مستند طلب دفع مرفق به المستندات اللازمة لإثبات عملية الشراء.
ودعا الديوان الكلية، للتوقف عن الشراء المباشر لأغراض شخصية والالتزام بإجراءات الشراء، وإجراء تحقيق حول المدفوعات ذات الطابع الشخصي، وحصر واسترجاع جميع المبالغ التي تم دفعها مقابل المشتريات الشخصية.
واقترحت لجنة التدقيق وإدارة المخاطر المالية ببوليتكنك البحرين، طرفاً خارجياً لتحقيق بتجاوزات الرئيس التنفيذي للكلية، وعلى نتائج التحقيق، يتم استرجاع جميع المبالغ التي دفعت لأغراض ليست لها علاقة بالبوليتكنك.
وبينت اللجنة، أن مدققي مؤسسة (برايس ووتر هاوس كوبرز) الذين تم الاستعانة بهم في أكتوبر من العام الماضي، عكفوا على إجراء تحقيق في التجاوزات، على أن تتم موافاة الديوان بنتائج التحقيق، فيما شدد الديوان على أهمية أن يشمل التحقيق جميع المبالغ المذكورة.
وبينت أعمال الرقابة التي أجراها الديوان، قيام الكلية بنقل الفائض من مستحقات الرئيس التنفيذي وزوجته البالغة 8200 دينار (تمت زيادة المبلغ إلى 9500 بعد تجديد العقد ديسمبر 2010)، من سنة لأخرى، وذلك لتغطية العجز في المخصصات من سنة لأخرى، فيما ينص العقد بعدم جواز الانتفاع بقيمة التذاكر في حالة عدم استخدامها، إلا عند وجود موانع مهنية أو شخصية حالت دون السفر، وبشرط موافقة رئيس مجلس الأمناء عليها. وتعادل قيمة المستحقات المصروفة، تذكرتي سفر له وتذكرتين لزوجته بين المملكة ونيوزيلندا على درجة رجال الأعمال.
وردت الكلية بأن المسألة تتعلق بتفسير أحكام عقد عمل الرئيس التنفيذي، وعقب الديوان بأن البند المعني في عقده واضح ومحدد بمنحه الحق في تذاكر السفر، ولم يتطرق إلى إمكانية تجاوز قيمة المبالغ المخصصة.
ضعف تحديد الاحتياجات قبل الشراء
وأشار الديوان، إلى أن الكلية لم تلتزم بشكل تام بدليل سياسيات وإجراءات الشراء الخاص بها، ما أدى إلى إضعاف الرقابة الداخلية على المشتريات وعدم توافقها مع أفضل الممارسات المتبعة في مجال المشتريات، إذ تعددت الجهات التي تقوم بمعليات الشراء، رغم وجود قسم خاص بالمشتريات، وعدم وضوح دور وصلاحيات بعض الجهات المتداخلة في تنفيذ عمليات الشراء بالكلية، خاصة الإدارات الأكاديمية، كما لفت الديوان، إلى أن الدليل، لم يحدث على ضوء تعديلات قانون المناقصات.
ودعا الديوان مجلس أمناء الكلية والإدارية التنفيذية، لإلزام جميع الإدارات والأقسام المعنية بتطبيق دليل سياسات وإجراءات الشراء، وتحديثه على ضوء تعديلات قانون المناقصات.
من جهتها، ردت الكلية، أن مجلس الأمناء اعتمد السياسات ذات الصلة في شكلها الموجز، إلا أنه لم يعتمدها تفصيلياً، مشيرة إلى أن المجلس سيقر جميع السياسات الحالية بالتفصيل خلال اجتماعه المقبل.
وأصدر الرئيس التنفيذي للكلية، توجيهات للإدارة المعنية، للامتثال للتوصيات الصادرة من الديوان، ومراجعة سياسات الشراء والمناقصة لتعكس تعديلات قانون المناقصات، وضمان التقيد الصارم من جميع الموظفين بأحكام السياسيات. ولفت “بوليتكنك”، إلى أنه من المقرر، أن تجري عمل التدقيق الداخلي لعمليات المشتريات، في الربع الثاني من 2012، وسيتم الإيعاز لهم بمتابعة الامتثال لتوصيات الديوان.
وسجل الديوان في تقريره، أن برمجة مشتريات الكلية، لا تستند لتخطيط مرجعي وفقاً لسياسات محددة، ما انعكس سلباً على تحديد الاحتياجات بالدقة الكافية، فضلاً عن عدم إحكام تنفيذ المشتريات. واستند الديوان لعدة حالات ذكرها في تقريره، منها طرح الكلية مناقصتين متتاليتين، تعلقتا بشراء تجهيزات لمختبر الهندسة بـ 94 ألف دينار و552 ألف دينار، تم ترسيتهما على نفس المورد، ما يعكس وجود خلل في تحديد الاحتياجات وعدم الاستفادة من تأثير عنصر الكمية على السعر، إذ كان بالإمكان تجميع الاحتياجات وطرحها في مناقصة واحدة للحصول على أسعار أفضل.
كما أشار الديوان في تقريره، إلى أن الكلية أبرمت في مارس 2010، عقداً مع إحدى شركات تطوير النظام الآلي المتكامل، بقيمة 713 ألف دينار، غير أن الكلية علقت في مايو 2011 الجانب المتعلق بتطوير إدارة الموارد البشرية، إلى أجل غير مسمى، نظراً لعدم توفر الكوادر اللازمة بالإدارة. ورأى الديوان، أنه كان حرياً بالكلية التنبه لهذا الموضوع قبل الدخول في التزام مع الموارد، لافتاً إلى أن الكلية تحملت في نهاية سبتمبر 2011، حوالي 73 ألف دينار، لتطوير جوانب ذات علاقات بإدارة الموارد البشرية دون الاستفادة منها.
واعتبر الديوان، أنه من أوجه التعاقد دون تحديد الاحتياجات بالدقة الكافية، طرح الكلية مناقصة عامة لخدمة نقل الطلبة خلال العام الدراسي 2010/2009، بقيمة 67.5 ألف دينار، وقامت بتجديد التعاقد مع نفس الموارد للعام الذي تلاه، دون إعادة دراسة بنود العقد على ضوء احتياجات الكلية الفعلية لاستخدام الطلبة للحافلات، إذ بينت تقارير الكلية، أن نسبة إشغال الحافلات خلال العامين الدراسيين المذكورين 30% و25% على التوالي.
وفي سلسلة الشراء دون تخطيط ودراسة، ذكر الديوان في تقريره، أن “بولتكنيك البحرين” اشترت قبل 4 سنوات، 65 برنامجاً بما يتجاوز 88 ألف دينار، إلا أن أعمال الرقابة بينت عدم استخدام 25 برنامجاً، لما يقرب 20 ألف دينار، إضافة لعدم توفر أية بيانات لدى إدارة نظم المعلومات، بخصوص 3 برامج بقيمة 13 ألف دينار. واعتبر الديوان، أن ذلك يعكس عدم احتياج الكلية لكل تلك البرامج، وعدم حرصها على المحافظة على الأموال المدفوعة.
ووثق الديوان في التقرير، شراء الكلية مختبراً إلكترونياً لتعليم اللغة الإنجليزي في 2008، بـ 65 ألف دينار، إلا أنه لم يستخدم حتى تاريخ انتهاء أعمال الرقابة في سبتمبر من العام الماضي.
كما لاحظ مدققو الديوان، أن مخازن الكلية تحتوي 309 حواسيب جديدة، تقدر كلفتها بحوالي 52 ألف دينار، استمر وجودها بالمخازن لفترة تراوحت بين 7 و18 شهراً، ما يدل على عدم الحاجة الفورية لها. وقال الديوان، إن تخزين الأجهزة، من شأنه أن يؤدي لعدم الاستفادة بالكامل من فترة الضمان، ولمخاطر احتمال عدم الاستفادة من الأجهزة على الوجه الأكمل، نظراً للتطور السريع في الخصائص الفنية للحواسيب، لافتاً إلى أن أسعار الأجهزة، انخفض خلال الفترة الفاصلة بين الشراء والجرد، ما يعني خسارة الكلية لفارق السعر دون مبرر.
ودعا الديوان الكلية، لإجراء تحقيق حول ما تضمنه التقرير من حالات شراء دون تخطيط، وموافاته بالقرارات الصادرة بالتصرف في المخالفات.
وتبين للديوان خلال مراجعته عينة من 22 مناقصة، عدم قيام الكلية بإبرام عقود رسمية مع الموردين في 55% من العينة، ما يعد مخالفة لقانون المناقصات ودليل سياسات وإجراءات الشراء، والتي تقضي بضرورة إبرام عقد بين الكلية والمورد، في حال تجاوزت قيمة المشتريات مبلغ 10 آلاف دينار، إذ إن عدم إبرام عقود مكتوبة، يحول دون تحديد حقوق وواجبات الطرفين.
مليون دينار لنظاميين آليين
وبين الديوان، أن الكلية تعاقدت في أغسطس 2008، مع إحدى المؤسسات، بهدف توريد وتشغيل نظام آلي متكامل (ESS)، يغطي جوانب متعددة من نشاط الكلية، كتسجيل الطلبة وإدارة امتحاناتهم بطريقة آلية، إدارة المكتبة وإدارة الموارد البشرية من أساتذة وموظفين، فضلاً عن الجوانب المالية من رواتب وحسابات وميزانية وغيرها، وبلغت قيمة العقد ما يقرب 330 ألف دينار، يتم دفعها على 3 سنوات.
وتبين بعد الشروع في التنفيذ، عدم قدرة نظام (ESS)، على تلبية احتياجات الكلية، إذ أكدت المؤسسة التي قامت بالتدقيق على جودة الكلية، ضرورة التحول إلى نظام آلي آخر، إلا أن الكلية استمرت في تنفيذ المشروع، رغم إعلانها عن مناقصة ثانية لنفس الموضوع، وتعاقدها مع نظام آلي جديد يعرف باسم (Banner System) في مارس 2010 بقيمة 713 ألف دينار، قبل أن تقرر بعد 9 أشهر من التعاقد مع المؤسسة، التوقف النهائي عن تطوير نظام (ESS)، بعد توصلها لاتفاق مع المؤسسة الأولى التي استلمت حتى ذلك التاريخ 241 ألف دينار، منها 147 ألف دينار دفعت بعد إعلان المناقصة الثانية.
وأوصى الديوان، إجراء تحقيق حول اختيار نظام (ESS)، وأسباب عدم تلبيته للاحتياجات المنتظرة منه، ومبررات عدم التوقف عن تنفيذه فور صدور تقرير المؤسسة التي قامت بالتدقيق على جودة الكلية.
إجراء مناقصات
ورصد الديوان خلال مراجعته 44 أمر شراء بين 2009 و2011، عدم التزام الكلية بأحكام البند (1.2.2) من دليل سياسات وإجراءات الشراء، القاضي بإجراء مناقصة للطلبات التي تتجاوز قيمتها 10 آلاف دينار، وذلك في 80% من العينات التي تمت مراجعتها، إذ اكتفت الكلية بطلب التسعيرات من بعض الموردين.
وبينت الكلية في ردها على ما رصد، أن عدم امتثالها ناتج عن سوء فهم موظفي البوليتكنك لسياسة الشراء، وذلك بعد التغيير الذي طرأ على متطلبات مجلس المناقصات. وأصدر الرئيس التنفيذي توجيهات إثر ذلك، لتطبيق نظام أكثر صرامة لرصد ومعالجة حالات عدم الامتثال لمتطلبات مجلس المناقصات.
وسجل التقرير، قيام الكلية بتجزئة بعض المشتريات والخدمات المتجانسة، والتي تمت عملية شرائها في نفس اليوم أو خلال تواريخ متقاربة من نفس المورد، لتفادي طرحها في مناقصات، ما يعد مخالفة لقانون المناقصات، ودليل سياسات وإجراءات الشراء الخاص بالكلية.
وبلغ مجموع مصروفات المشتريات التي تم تجزئتها لتفادي المناقصات، ما يقرب 230 ألف دينار.
ورصد التقرير، إبرام الكلية عدة عقود مع بعض المكاتب لتقديم خدمات استشارية وفنية، دون تفعيل مبدأ المنافسة في اختيارها، ما يخالف قانون المناقصات، ويحول دون التأكد من الحصول على أفضل الأسعار، فضلاً عن عدم ضمان شفافية تلك المعاملات، لا سيما وأن الكلية عمدت على تجزئة قيمة الخدمات المطلوبة، لتفادي طرحها في مناقصات.
وتضمن التقرير عدة حالات، منها الاستعانة باستشاري لتطوير المناهج، كان يعمل في الكلية، وبمبلغ 12 ألف دينار، ما يتطلب إجراء مناقصة داخلية، كما استعانت الكلية باستشاري، ابن لموظفين سابقين بالكلية، بما يقرب 13 ألف دينار، إضافة لتجزئة الكلية 10 خدمات فنية، بحوالي 55 ألف دينار، لتفادي طرحها في مناقصات.
وبلغ مجموع مبالغ عقود الخدمات الاستشارية والفنية التي أبرمت دون تفعيل لمبدأ المنافسة، أكثر من 200 ألف دينار.
فقدان 18 «لاب توب»
وتبين للديوان من خلال مراجعة سجلات الكلية، فقدان 18 حاسباً آلياً محمولاً، تقدر قيمتها بنحو 8 آلاف دينار، لا توجد للكلية أية بيانات حول مستخدميها، أو مكان وجودها، أو تواريخ فقدها.
واعتبر الديوان ذلك ضعف في الرقابة، منوهاً لمخاطر فقدان تلك الأجهزة التي لا تنحصر بخسارة قيمتها المالية، بل يتعداها لاحتمال إفشاء أسرار الكلية.
وأوضحت الكلية أنها أنشأت لجنة للتحقيق بالمسألة.
تذاكر سفر شخصية
وأشار الديوان، إلى أن الكلية ركزت عمليات شراء تذاكر السفر لموظفيها وللاستشاريين الأجانب، والتي بلغت قيمتها أكثر من 290 ألف دينار، على وكالتين استأثرتا حوالي 84% من إجمالي المشتريات دون وجود أسباب واضحة تبرر ذلك، ولم يجدد مدققو الديوان أسباب تبرر لجوء الكلية للتعامل مع وكالة سفر مقرها نيوزيلندا لشراء نصف قيمة تذاكر السفر البالغة أكثر من 145 ألف دينار.
وذكر الديوان، أن الكلية قامت في فبراير الماضي، بتقديم دفعة مقدمة لوكالة سفر بلغت ما يقرب 20 ألف دينار، دون الحصول على ضمان بنكي في المقابل، ولم تقم الكلية باتخاذ أي إجراء لاسترجاع مبلغ 12 ألف دينار تقريباً متبق من الدفعة المقدمة، لم يتم استخدامها على مدى 7 أشهر تقريباً، وحتى انتهاء أعمال رقابة الديوان في سبتمبر الماضي.
كما تحملت الكلية دون وجه حق مصروفات تذاكر ذات طابع شخصي بلغت أكثر من 5300 دينار، منها رحلة خاصة للمدير التنفيذي للإبداع والتطوير إلى كندا، وتذكرة إلى الولايات المتحدة الأمريكية لزوجة أحد الموظفين، إضافة لدفع قيمة سفر استشاري متعاقد، رغم أن العقد ينص على تحمله مصروفات سفره إلى نيوزيلندا.
وأوصى الديوان، وقف التعامل بصورة فورية مع وكالات السفر الموجودة خارج البحرين واللجوء للوكالات بداخل المملكة، واسترجاع مبلغ 12 ألف غير المستخدمة لدى وكالة السفر المعنية، وحصر استرجاع قيمة جميع تذاكر السفر ذات الطابع الشخصي.
ووافقت “بوليتكنك البحرين” على توصيات الديوان، فيما أوضح بأن التحقيقات الأولية لم تشر لوجود لأي مشتريات لأغراض شخصية، سوى المتعلقة بأحكام عقد العمل، وعقب الديوان على رد الكلية بتأكيد توصيته المتعلقة بصرف التذاكر ذات الطابع الشخصي، إذ أوضح أن سند الدفع في الحالة الأولى ذكر صراحة بأن الرحلة خاصة، والحالة الثانية لم تكن المنتفعة بالتذكرة من موظفي الكلية إنما رافقت زوجها في مهمة دراسية كُلف بها، أما الحالة الثالثة فإن العقد المبرم لا يحمل الكلية مصاريف تذاكر السفر.