كتب - حذيفة يوسف:
كشف تقرير ديوان الرقابة المالية والإدارية عن خسائر في شركة ألمونيوم البحرين “ألبا” بسبب أخطاء في الحسابات وفروق سعر وعدم اتباع عمليات التحوط واختلاف فترات التسعير عن العروض المرسلة للعملاء، منتقداً عدم إعداد شركة “ألبا” خطة استراتيجية للتسويق تغطي التوجهات العامة للشركة في مجال المبيعات، وذلك في تقريره السنوي حول أنظمة الرقابة الداخلية والالتزام بالقوانين والأنظمة المتعلقة بالمبيعات. وأشار إلى أن هناك عدم تحديد في الصلاحيات الخاصة بنظام الحاسب الآلي المستخدم من قبل موظفي دائرة التسويق، مما يؤدي إلى عدم وضوح المسؤوليات وضعف الرقابة والمساءلة، وضعف الفصل بين الوظائف المتضاربة، الأمر الذي قد يتسبب في سوء استغلال تلك الصلاحيات.
وأوضح التقرير أن شركة ألبا لم توقع العقود مع بعض العملاء وليس لديها نسخ أصلية لأخرى، مما يؤدي إلى عدم التأكد من البنوط والشروط النهائية التي وافق عليها الطرفان وبالتالي عدم تحديد مسؤوليات وواجبات كل طرف.
وبيّن أن عدم الالتزام بأحد العقود من قبل الشركة أدى إلى خسارتها 2.5 مليون دولار، وذلك نتيجة لأخطاء في الحسابات. وقال التقرير إنه وحسب قوانين الشركة لا يمكن للعميل أن يحتفظ بفترة التسعير المتفق عليها لمدة لا تتجاوز الشهرين، إلا أنها أبقت على الأسعار على الرغم من ارتفاعها في عدة حالات مما تسبب للشركة في خسائر نتيجة للفرق في الأسعار وصلت في أحد العقود إلى 1.7 مليون دولار أمريكي، ومليون دولار في عقد آخر. وأشار تقرير ديوان الرقابة المالية والإدارية إلى عدم الالتزام بمستوى الصلاحيات المعتمد عن إبرام بعض عقود البيع المحلية، حيث ثبت القائم بأعمال الرئيس التنفيذي للتسويق ست اتفاقيات بيع مع عملاء لمدة ثلاث سنوات على الرغم من مخالفته بنود مستوى الصلاحيات الذي أعطى ذلك الحق لرئيس مجلس إدارة الشركة فقط.
وأوضح التقرير أن هناك عدم التزام بمستوى الصلاحيات عند تغيير الكمية المتفق عليها بالعقود الخاصة بالشركة، بالإضافة إلى عدم اعتماد وتوثيق التغييرات في شروط عقود البيع، مما يؤدي إلى عدم حفظ الحقوق في حالة ظهور الخلافات.
وبيّن أن هناك ضعفاً في الإجراءات الرقابية على التغييرات المدخلة على شروط العقود، حيث لم يتم تعديل التغيير على العقود الأصلية مما أدى إلى تحقيق الشركة لخسائر نتيجة لتحملها التكاليف الإضافية. وزاد التقرير بأن الشركة أبرمت عقوداً للبيع والشراء أثناء فترة التسعير رغم وجود توصية من خبير دولي بعدم إبرامها إلا بعد التسعير.
وانتقد التقرير عدم وضع الشركة لإجراءات تنظيمية تحدد الخطوات الواجب اتباعها لإجراء عمليات “التحوط” ومعالجتها للبيانات يدوياً خارج النظام الألي، مما يؤدي إلى ضعف متابعة تلك العمليات ولا يضمن إجراء عمليات التحوط لكافة الكميات. وأشار إلى أن الشركة لم تلتزم أحياناً بسياسة تثبيت الأسعار، حيث ثبتت سعر البيع دون إجراء عمليات تحوط مما يخالف سياستها، الأمر الذي أدى إلى خسائر كبيرة وصلت إلى 300 ألف دولار أمريكي في إحدى العمليات. وأوضح أن الشركة لم تتخذ الإجراءات اللازمة بحق بعض العملاء الذين لم يلتزموا بشراء الكميات المتفق عليها، فيما أبرمت عقوداً بفترات تسعير تختلف عن العروض المرسلة للعملاء، حيث وقعت عقوداً تختلف فيها فترة التسعير عمَّا هو متفق عليه مما أدى إلى خسائر وصلت في أحد العقود إلى 185 ألف دولار أمريكي.
وبيّن تقرير ديوان الرقابة أن الشركة ليس لديها إجراءات تنظيمية تحدد الخطوات الواجب إتباعها لتنفيذ المزايدات مما لا يضمن الوضوح والثبات في معالجة المعاملات الخاصة بالمزايدات.