أكد الوكيل المساعد للخدمات الفنية بوزارة الأشغال أحمد الخياط أن الوزارة بدأت في إعداد استمارات موحدة ووضع آلية للأنظمة الداخلية بالوزارة ومن ثم تعميمها على جميع الإدارات بالوزارة ليتم تطبيقها من الجميع، فيما ستقوم إدارة الموارد البشرية بمتابعة مراقبة تنفيذ هذه الآلية لضمان استمرارية تنفيذ التوصيات الواردة بتقرير الديوان وكل ما يتعلق بالمركبات. مشدداً على أن الوزارة عازمة على التعامل بكل شفافية وبأعلى المستويات المهنية مع كافة الملاحظات في تقرير ديوان الرقابة المالية والإدارية.
وقال الخياط إن الأشغال تشعر وزارة المالية بجميع المركبات المملوكة والمقرر استبعادها، مشيراً إلى تشديد أنظمة الرقابة الداخلية بالوزارة وتعزيز الرقابة الذاتية لمنع تكرار المخالفات.
وأضاف أن الوزارة وضعت دليلاً شاملاً عمم على الإدارات المعنية بالوزارة وبدأ العمل به اعتباراً من 15/1/2012، كما أرسلت نسخة منه إلى كلٍ من ديوان الرقابة المالية والإدارية ووزارة المالية، وتقوم إدارة الموارد البشرية بالوزارة بالتدقيق والمراجعة بشكل دوري للتأكد من قيام الإدارات باستخدام وتنفيذ واتباع الإجراءات الرقابية المناسبة في هذا الخصوص، وشمل الدليل -آنف الذكر- آلية فعالة للرقابة، إضافة إلى الاستمارات والسجلات الخاصة بحركة المركبات ومتابعة صيانتها.
وأشار إلى أن هناك تأكيداً على الإدارات المعنية بضرورة الاحتفاظ بسجل لمتابعة حركة السيارات واستخدامها للأغراض التي خصصت لها، وكذلك الاحتفاظ بسجل لمتابعة صيانة وإصلاح المركبات المملوكة للوزارة. مبيناً أن من الآليات التي تم تعميمها بوزارة الأشغال آلية إعادة كعوب كوبانات الوقود قبل صرف كوبونات جديدة، كما تم وضع آلية لمراقبة ومقارنة استهلاك الوقود للمركبات بين شهر وآخر.
وأكد الخياط الوكيل المساعد لوزارة الأشغال أنه تنفيذاً لتوجيه مجلس الوزراء إلى كافة وزارات الدولة بضرورة الأخذ بتوصيات تقرير ديوان الرقابة المالية والإدارية، فإن الأشغال من جانبها قامت بالتفاعل التام والاستجابة السريعة لكافة التوصيات المتعلقة بها والتي تضمنتها بنود التقرير، كما تم عقد سلسلة من الاجتماعات واللقاءات بين مسؤولي الإدارات المعنية بالوزارة، وتؤكد وزارة الأشغال في الوقت ذاته أنها حريصة كل الحرص على سرعة التفاعل مع مستلزمات تلك التوصيات والإسراع بمعالجة الجوانب المطلوب إيجاد حلول لها وفق ما تقتضيه المنفعة العامة.
وعطفاً على ما تضمنته تقارير الرقابة المالية والإدارية الصادرة مؤخراً من توصيات ترتبط بوزارة الأشغال، أدلى المهندس أحمد عبدالعزيز الخياط الوكيل المساعد للخدمات الفنية بوزارة الأشغال بالتصريح التالي:
إن وزارة الأشغال تعتبر ديوان الرقابة المالية والإدارية شريكاً لها في العمل ضمن المنظومة الحكومية في أجواء من المحاسبة والشفافية وفق مقتضيات المصلحة العامة، وتؤكد وزارة الأشغال عزمها على التعامل بكل إيجابية وشفافية وبأعلى المستويات من المهنية مع كافة الملاحظات التي وردت في تقارير ديوان الرقابة المالية والإدارية واتخاذ ما يلزم من إجراءات لتصحيح جميع الأوضاع التي تحتاج إلى معالجة ومتابعة، حيث إن الوزارة تعتبر كافة التوصيات التي تضمنها تقرير الرقابة المالية والإدارية بمثابة فرص تحسين من أجل أداء أفضل.
وتعتبر الرقابة الداخلية من المهام الرئيسة في وزارة الأشغال حيث تضم الوزارة قسماً للرقابة الداخلية تحت الإشراف المباشر لسعادة الوزير يكون ملتزماً بالمحافظة على المال العام من أي هدر أو تلاعب، وتسعى وزارة الأشغال من خلال التزامها بتنظيم أولوياتها، إلى استغلال مواردها بالصورة الأمثل، علماً بأن وزارة الأشغال تعتبر من أوائل وزارات الدولة التي أسست مثل هذا القسم بغرض الرقابة الداخلية.
وإيماناً من وزارة الأشغال بأهمية ودور الرقابة الداخلية المكمل لجهاز الرقابة المالية والإدارية في الدولة والذي يقوم بدوره بالتدقيق في جميع الممارسات التي لها علاقة بالمشروعات وكذلك بالأمور المالية والإدارية وجميع قطاعات الوزارة، تم في العام 2009 إصدار قرار وزاري بتشكيل لجنة عليا للرقابة الداخلية بوزارة الأشغال برئاسة وكيل الوزارة وعضوية الوكلاء المساعدين ورئيس قسم التدقيق الداخلي، وتكون من مهام هذه اللجنة طوال فترة عضويتها وضع خطة متكاملة لأعمال الرقابة في الوزارة على أن تشمل جميع قطاعات الوزارة بما فيها تلك المشروعات المرتبطة بالأمور المالية والإدارية، حيث تلتزم وزارة الأشغال واللجنة بتحويل أية مخالفات فور اكتشافها إلى ديوان الرقابة المالية والإدارية وإلى النيابة العامة حسب التوجيهات الصادرة من ديوان صاحب السمو الملكي رئيس الوزراء، وقد باشرت وزارة الأشغال بمراجعة وتشديد أنظمة الرقابة الداخلية وتعزيز مبدأ الرقابة الذاتية في كل قطاعات الوزارة لمنع تكرار أية مخالفات.
وتعمل لجنة التدقيق الداخلي على مراقبة الضبط الداخلي وإدارة عمليات المخاطرة ومراقبة المشروعات، والنظر في التقارير التي يقوم المدقق الداخلي بإعدادها وإبداء الملاحظات عليها، والتأكد من أن جميع عمليات التدقيق الداخلي مطابقة للقوانين واللوائح والإجراءات الصادرة في مملكة البحرين بشأن الأمور المالية في الوزارات.. وتعمل اللجنة على إحالة تقاريرها إلى الوزير ومن ثم مناقشة هذه التقارير مع رؤساء القطاعات المعنية من أجل الوقوف على مناطق الخلل إن وجدت ووضع الحلول واتخاذ الإجراءات بحقها حسب القوانين والأنظمة المتبعة في المملكة.
وفي ما يتعلق بموضوع الرقابة الداخلية والالتزام بالقوانين والأنظمة المتعلقة بشراء واستئجار واستخدام المركبات والآليات بوزارة الأشغال، فإن الوزارة قد انتهت حتى الآن من تنفيذ التوصيات الست التي تضمنتها توصيات ديوان الرقابة وما تم اتخاذه من إجراءات بشأنها حتى الآن. وأوضحت وزارة الأشغال بأنها بدأت في إعداد استمارات موحدة ووضع آلية للأنظمة الداخلية بالوزارة ومن ثم تعميمها على جميع الإدارات بالوزارة ليتم تطبيقها من الجميع، وستقوم إدارة الموارد البشرية بمتابعة مراقبة تنفيذ هذه الآلية لضمان استمرارية تنفيذ التوصيات الواردة بتقرير الديوان وكل ما يتعلق بالمركبات.
وفي هذا الإطار فقد وضعت وزارة الأشغال دليلاً شاملاً عمم على الإدارات المعنية بالوزارة وبدأ العمل به اعتباراً من 15/1/2012، كما أرسلت نسخة منه إلى كلٍ من ديوان الرقابة المالية والإدارية ووزارة المالية، وتقوم إدارة الموارد البشرية بالوزارة بالتدقيق والمراجعة بشكل دوري للتأكد من قيام الإدارات باستخدام وتنفيذ واتباع الإجراءات الرقابية المناسبة في هذا الخصوص، وشمل الدليل -آنف الذكر- آلية فعالة للرقابة، إضافة إلى الاستمارات والسجلات الخاصة بحركة المركبات ومتابعة صيانتها.
وقد تم التأكيد على الإدارات المعنية بضرورة الاحتفاظ بسجل لمتابعة حركة السيارات واستخدامها للأغراض التي خصصت لها، وكذلك الاحتفاظ بسجل لمتابعة صيانة وإصلاح المركبات المملوكة للوزارة، وتقوم إدارة الموارد البشرية بالمراجعة والتدقيق بشكل دوري للتأكد من التزام جميع الإدارات بهذا الأمر. (تم تنفيذ التوصية بتاريخ 31/05/2012).
ومن الآليات التي تم تعميمها بوزارة الأشغال آلية إعادة كعوب كوبانات الوقود قبل صرف كوبونات جديدة، كما تم وضع آلية لمراقبة ومقارنة استهلاك الوقود للمركبات بين شهر وآخر، ومعدّل استهلاكها للوقود مع استهلاك المركبات المماثلة، تم تعميمها والتأكيد على الإدارات المعنية بضرورة الالتزام بها.
ومن ضمن الآليات الأخرى، تقوم إدارة الموارد البشرية بالمراجعة والتدقيق بشكل دوري للتأكد من التزام جميع الإدارات بتنفيذ الإجراءات الرقابية المنصوص عليها في دليل وزارة الأشغال. (تم تنفيذ التوصية بتاريخ 31/5/2012).
وقامت وزارة الأشغال فعلاً بوضع شعار واسم الوزارة على معظم المركبات التابعة لها قبل إبداء ديوان الرقابة المالية والإدارية ملاحظاته بهذا الخصوص، وتم استكمال لصق شعار واسم الوزارة على بقية المركبات التابعة للوزارة بعد ذلك، كما تقوم الوزارة وفي حال تبين قيام أحد الموظفين بنزع هذا الملصق عن المركبة باتخاذ الإجراءات الإدارية المناسبة حياله في هذا الخصوص. (تم تنفيذ التوصية بتاريخ 31/12/2011)، وتم الانتهاء من إجراءات استبعاد جميع المركبات التي تقرر وقف استخدامها، كما تم وضع آلية للرقابة على الآليات المملوكة للوزارة المراد إلغاؤها واستبعادها من الخدمة موضع التنفيذ. (تم تنفيذ التوصية بتاريخ 26/3/2012 وتم الانتهاء من الآلية بتاريخ 31/5/2012).