كشف تقرير ديوان الرقابة المالية والإدارية عن أن النظام الآلي الذي تستخدمه شركة ألمنيوم البحرين (ألبا) سمح بتجاوز الحد الأقصى لمخزون المواد عند إصدار أوامر الشراء، حيث بلغ عدد المواد التي تجاوز مخزونها الكمية القصوى المحددة في النظام 4017 مادة، تبلغ قيمة الكميات المتجاوزة الحدود القصوى نحو 1.78 مليون دينار في 31 يناير 2013، مما أدى إلى تكدس مواد دون استخدامها، وقدر المدققون أن قيمة المواد التي لم تستخدم خلال 1 يناير 2008 حتى 31 يناير 2013 (7.5 مليون دينار تقريباً)، مما يثير الشكوك في سلامة الإجراءات المتبعة لشراء تلك المواد.
وأكد التقرير أن شركة (ألبا) تكتفي بالعرض السنوي المقدم لمجلس الإدارة، فيما يخص مادة الألمنيا دون إعداد خطة استراتيجية متكاملة واعتمادها من قبل المجلس، ولا يشتمل ذلك العرض على خطط الشركة المتعلقة بخدمات الشحن على الرغم من أهميتها، والتي يبلغ متوسط كلفتها السنوية حوالي 53.6 مليون دولار أمريكي.
وأضاف أن الإدارة اقتصرت على إعداد خطط سنوية لسنتي 2011 و2012 لكل من فحم الكوك البترولي والقار السائل وفلوريدا الألمنيوم تحدد بموجبها الاحتياجات السنوية من المواد والموردين الذين سيتم التعاقد معهم، كما لا تحدد الخطط الاستراتيجية المتعلقة بمشتريات فحم الكوك البترولي نوع الموردين من منتجين ووسطاء الذين تسعى الشركة للتعاقد معهم، علماً بأن الشركة اشترت 66% تقريباً (ما يعادل 1.16 مليون طن) من احتياجاتها من تلك المادة من خلال وسطاء، خلال الفترة من 1 يناير 2010 حتى 30 سبتمبر 2012.
وأوضح تقرير الرقابة عدم وجود إجراءات موثقة ومعتمدة تنظم عملية إبرام صفقات المبادلة، التي يتم فيها تبادل شحنات مع الموردين لتفادي تكلفة شحن الكميات المرسلة من مصادر بعيدة كالبرازيل وأمريكا، وذلك من حيث ظروف أو حالات استخدامها وطريقة وإجراءات تنفيذها.
وقال إن الشركة ألغت بعض الإجرءات التنظيمية، من بينها الإجراءات التفصيلية المنظمة لطلبات التسعير والتفاوض مع الموردين وترسية المناقصات لمواد الألمينا وفلورايد الألمنيوم والقار السائل، عوضاً عن إلغاءها للإجراءات التفصيلية لإعداد أوامر الشراء للمواد الخام الأربع.
وأوضح أن الشركة لم تلتزم بسياسة المناقصات التي تنص على أنه إذا تجاوزت قيمة المناقصة 200 ألف دينار يعتمد قرار إرسائها من قبل الرئيس التنفيذي، وإن تجاوزت 1.5 مليون، فإن مجلس الإدارة من يعتمدها.
وأكد التقرير أن مدير إدارة استراتيجية الامدادات والتخطيط خالف سياسة المناقصات، حينما وافق على تكلفة شحن 1.5 مليون طن من مادة الألمينا، بتكلفة تقديرية بلغت 573 مليون دولار أمريكي، وذلك دون الحصول على ثلاث تسعيرات، والرجوع للجنة المناقصات.
وأضاف أن الرئيس التنفيذي وافق على زيادة كمية العقد من 25 ألف إلى 50 ألف طن متري وتغيير التعاقد من (FOB) إلى (CFR) فيما يتعلق بشراء فحم الكوك البترولي دون الحصول على موافقة رئيس مجلس الإدارة بصفته صاحب الصلاحية.
وأكد تقرير ديوان الرقابة المالية والإدارية أن شركة «ألبا» لا تفحص المكونات الكيميائية والفيزيائية المحددة بالمواصفات المعتمدة لعينات مواد المعادن المضافة عن طريق المختبر التابع لها.