قال مدير مركز تقنية المعلومات في جامعة البحرين وائل محمد عطية: "إن الجامعة تمكنت خلال العام الماضي 2020 من استحداث وتطوير 18 مبادرة إلكترونية، وفرت الوقت والجهد على الطلبة والموظفين على حد سواء، وقلصت من المصروفات المالية، كما ساهمت في تقليل الأخطاء وحافظت على دقة البيانات، وطبقت الإجراءات الاحترازية الحكومية للوقاية من الإصابة بجائحة كورونا (كوفيد-19) من خلال تحقيق التباعد الاجتماعي، وذلك في إطار التحول الرقمي للجامعة".

وأشار عطية إلى مشاركة جامعة البحرين في المشروع الحكومي الكبير، عبر نقل معظم أجزاء البنية التحتية للخدمات التقنية للجامعة بالإضافة إلى جميع المواقع الإلكترونية إلى الحوسبة السحابية "أمازون"، والاستفادة القصوى مما هو متاح من وسائل حديثة ومتطورة، ورفع مستوى الأداء للأنظمة بشكل كبير. مؤكداً أثر استخدام تقنية المعلومات بشكل فعّال في تحقيق الأهداف الإستراتيجية للجامعة وخططها التطويرية، وتحسين الأداء الأكاديمي للأساتذة.

وأوضح بأن من تلك المبادرات أتمتة استمارة إخلاء الطرف للطالب التي استفاد منها نحو 14929 طالباً وطالبة منذ اعتمادها من قبل مركز تقنية المعلومات بالتعاون مع عمادة شؤون الطلبة. مشيراً إلى كونها خدمة إلكترونية متكاملة، تغني الطالب عن التوجه الشخصي للجامعة، وأخذ موافقة الجهات والانتقال من دائرة إلى أخرى لإنهاء عملية إخلاء الطرف. مضيفاً بأنها خدمة ذللت عملية دفع المبالغ المستحقة، ومتابعة حالة الطالب في كل جهة من جهات الجامعة ذات العلاقة عبر إتمام كافة الإجراءات إلكترونياً بين الموظف والطالب .

وأضاف بأن المركز بالتعاون مع عمادة القبول والتسجيل أتمت خدمة طلب الإفادات وكشف الدرجات الإلكترونية للطلبة، حيث تم تحويل الإفادات إلى نسخ إلكترونية، مما يجيز للطالب طباعتها بعد أخذ الموافقات إلكترونياً. لافتاً إلى إتمام طلب واستلام نحو 55159 استمارة الآن .

وتابع بأن طلبات الالتحاق بالجامعة لطلبة المدارس الخاصة وللطلبة غير البحرينيين تحويلها إلى الصيغة الإلكترونية، مما مكن الطلبة من التقدم للجامعة، ودفع المبالغ المستحقة وإرفاق المستندات المطلوبة إلكترونياً. مشيراً إلى تقديم نحو 2622 طلباً منذ اعتماد هذه الآلية الإلكترونية. مستدركاً بأن طلبات التقدم للجامعة من قبل خريجي المدارس الحكومية يتم كذلك إلكترونياً بالتعاون مع هيئة المعلومات والحكومة الإلكترونية .

وأشار إلى أتمتة خدمة تغيير درجة مقرر في فصل سابق من قبل مدرس المادة، حيث ساعدت هذه الأتمتة مدرس المادة لتقديم طلب تغيير درجة طالب لفصل سابق إلكترونياً. ناهيك عن الحصول على الموافقات التي تتم إلكترونياً حسب الصلاحيات الممنوحة. كما تمت أتمتة خدمة تحديد التخصص الفرعي من قبل الطالب. حيث طور مركز تقنية المعلومات بالتعاون مع عمادة القبول والتسجيل هذه الخدمة الإلكترونية لتساعد الطالب على تحديد التخصص الفرعي إلكترونياً حسب التخصصات المصرح له باختيارها. كما أن الموافقات تتم إلكترونياً كذلك حسب الصلاحيات الممنوحة .

وبسبب الظروف الاستثنائية في ظل انتشار جائحة كوفيد 19، لجأت الجامعة لبعض القرارات الاستثنائية حول طرائق تقييم المقررات للفصل الدراسي 2019/2020. وقد دعم مركز تقنية المعلومات عمادة القبول والتسجيل في تحقيق هذه القرارات وتسهيل الإجراءات بتطبيق بعض التغييرات في النظام.

كما أتمتت الجامعة خدمة الإعفاء من الفصل التمهيدي والحصول على شهادتي ( (ILETSأو (TOFEL ) إذ يتم التدقيق البيانات من خلال الجهة المعنية وعليه يتم إعفاء الطالب من المرحلة التمهيدية أو إبقاؤه فيها. وساهمت هذه الأتمتة في تقليل الأخطاء والمحافظة على دقة البيانات. وأتاحت الجامعة برمجيات يتم الاتصال بها عن بُعد، لتمكين المدرسين والطلبة من التعليم والتعلم عن بُعد باستخدام المنصات الخاصة بالتعليم، بالإضافة إلى إتاحة برمجيات خاصة بالموظفين لتمكينهم من العمل من المنزل .

وأضاف عطية بأن مركز تقنية المعلومات وبالتعاون مع مركز التعلم الإلكتروني طورا خدمة الربط الآلي التي تنقل بيانات الطلبة والشعب الدراسية إلى منصة البلاكبورد. وذلك من خلال خدمة ربط نظام إدارة معلومات الطالب SISبنظام إدارة التعلم الإلكتروني البلاكبورد، بهدف تحقيق التوافق بين بيانات كلا النظامين .

وطور المركز بالتعاون مع دائرة المالية والموازنة خدمة المدفوعات الأخرى لتتحول إلى خدمات إلكترونية عبر تحويل جميع مدفوعات الطالب إلى مدفوعات إلكترونية عن طريق بوابة الدفع ( (Payment Gateway ، حيث يمكن للطالب إنها جميع المعاملات إلكترونياً مثل الرسوم الدراسية، ورسوم تقديم طلب الالتحاق، ورسوم إخلاء الطرف، ورسوم شراء الكتب، ورسوم التحويل إلى تخصص آخر ... إلخ، وذلك عن طريق موقع الـ SIS.

وأشار عطية إلى أتمتة استمارة دراسة حالة الطالب، بعد أن طور مركز تقنية المعلومات بالتعاون مع مكتب نائب الرئيس للبرامج الأكاديمية خدمة إلكترونية متكاملة بخدمة "المحطة الواحدة".

كما أنشأ مركز تقنية المعلومات منصة الدردشة الذاتية الذكية (Chabot) ، لخدمة الطلبة على مدى 24 ساعة بمركز خدمة الطالب، وهي خدمة آلية مصاحبة للواتساب، يمكن للطالب التواصل مع الجامعة عبر رقم 16633366 لطرح استفساراته على مدار الساعة. بالإضافة إلى تطوير تطبيق (استشر مرشدك) لإرشاد الطلبة نفسياً من خلال منصة إلكترونية، تتاح لكل طالب الفرصة لتقديم مشكلته والتواصل مع أحد مرشدي عمادة شؤون الطلبة، والحصول على المساعدة المطلوبة بسرية تامة وذلك بهدف تعزيز الإرشاد النفسي للطلبة. كما تم تطوير تطبيق العيادة الأكاديمية لطلبة كلية إدارة الأعمال ( Academic Clinic )، وهي خدمة إلكترونية تحقق التواصل المباشر بين طلبة كلية إدارة الأعمال ومنتسبي الكلية للاستفادة منها في تلقي الاستفسارات والرد عليها، وتقديم الإرشاد الأكاديمي الفعّال، وتلقي المقترحات من الطلبة لتعزيز التواصل الأكاديمي معهم .

ومن ضمن مبادرات مركز تقنية المعلومات الإلكتروني، إعادة تنظيم وتطوير نظام الاستبانات الإلكتروني

(survey.uob.edu.bh )، المخصص لإنشاء الاستبانات الخاصة بمنتسبي الجامعة من موظفين وطلبة، لجمع معلومات إحصائية لمختلف القضايا ذات العلاقة بالجامعة. كما تم تطوير موقع التوظيف، وتحديث النسخة المستخدمة لعرض الوظائف (recruitment.uob.edu.bh )، لعرض الوظائف الشاغرة في جامعة البحرين، والتقديم عبر ملء الاستمارات الإلكترونية، بهدف تحسين إجراءات تقديم طلبات التوظيف واستقبالها بشكل أسرع .