دشنت هيئة المعلومات والحكومة الإلكترونية النسخة المطورة من نظام الاجتماع التفاعلي الإلكتروني eMeeting بحلته الجديدة كلياً والمتضمنة لعدد من الخصائص والميزات المعززة لكفاءة وأداء عمله والمضافة بناء على تجربة المستخدمين للنظام الذي يعد ضمن أحد أهم المبادرات الحكومية التقنية التي مكنت مجالس الإدارات واللجان التنفيذية بالجهات الحكومية وغير الحكومية من عقد اجتماعاتها عبر الأجهزة اللوحية الذكية بفاعلية وبطريقة سهلة في أي مكان وزمان، بصورة تعكس السياسة الرامية للتوجه نحو الاستغناء عن الاجتماعات الورقية التقليدية بالاجتماعات الإلكترونية ذات الطبيعة السلسة والآمنة، وبما يتماشى مع التوجهات الحكومية.

وقال الرئيس التنفيذي لهيئة المعلومات والحكومة الإلكترونية، محمد علي القائد إن النسخة المطورة من نظام الاجتماعات eMeeting الذي أطلق الإصدار الأول منه عام 2013 يمثل جزءاً مهماً من سلسلة التطوير والتحديث التي تتبعها الهيئة لدعم أداء منظومة العمل الحكومي وديمومة استمراريته بما يمكَّن من تقديم الخدمات الرقمية الموجهة لكافة المستفيدين من الأنظمة والخدمات الحكومية بصورة آنية من القطاعين العام والخاص، مشيراً للأهمية التي يمثلها النظام في ظل ما يمتاز به من مرونة وقابلية التكيف مع بيئات العمل المختلفة وإمكانية تطويره بما يتناسب مع طبيعة الاجتماعات المختلفة إلى جانب فاعليته في توفير الوقت والموارد وأتمتة العمليات المتكررة والعديد من الخدمات المساندة الأخرى.

ولفت القائد إلى حرص الهيئة المضي قدماً في تنفيذ سياستها التطويرية بناءً على مرتكزات عدة ومن ضمنها الاستماع إلى آراء وملاحظات المستخدمين من القطاعين العام والخاص، هو ما اتبعته الهيئة عند الشروع بتطويرها للنظام أخذة بعين الاعتبار تجربة المستخدمين من خلال ملاحظاتهم ومساهماتهم القيمة والبناءة التي وردت للهيئة، وهو ما يتماشى بتوجيهات القيادة الرشيدة التي تؤكد دائماً على التواصل مع الجميع بما يعزز تجربة الاستخدام والثقة بكفاءة وأداء المنظومة الإلكترونية.

وتأتي هذه الخطوة التطويرية للنظام الإلكتروني eMeeting نتيجة لما شهده من إقبال متزايد من قبل المستخدمين خلال الفترة الماضية، ومتوافقة مع التوجه الاستراتيجي للحكومة وهو الانتقال إلى الخدمات الإلكترونية وإحداث تحول حقيقي للمستخدمين سيما إذا ما تم تقديمها بهيئة تطبيقات يتاح لهم استخدامها بصورة آنية عبر هواتفهم النقالة طوال الوقت في ظل توافر بيئة إلكترونية آمنة وموثوقة تحفظ بياناتهم وتضمن خصوصية المستخدمين، تشتمل النسخة المحدثة منه خاصية عقد الاجتماعات والمشاركة فيها عبر أجهزة الهواتف الذكية الأيفون (iPhone) ،وهو ما من شأنه أن يمكن المستخدمين من تلقي التحديثات المتعلقة بالاجتماعات ومراجعة محتواها في أي وقت على هواتفهم النقالة فضلاً عما يوفره استخدام النظام عبر الهواتف والأجهزة الذكية من إمكانية المستخدم في اختيار خاصية تقسيم الشاشة مما يتيح للمستخدمين استخدام تطبيقين جنبًا إلى جنب على جهاز iPad.

بجانب ذلك شمل التحديث الاستفادة من خاصية Microsoft One-Drive وذلك بصورة تمكن المستخدم من الاستفادة من الخدمات عبر الحوسبة السحابية بما يسمح لهم بتوفير مساحة تخزين أكبر للملفات الخاصة بالاجتماعات والوصول اليها من أي مكان على أجهزتهم الذكية وبصورة آمنة ومتزامنة.

كما ويمتاز النظام المتوفر باللغتين العربية والإنجليزية بتوفير خاصية استعراض مواد الاجتماعات ، إلى جانب تمكينه المستخدمين من الحصول على وثائق الاجتماعات بأفضل طريقة عرض ، يوفر خصائص متنوعة مثل إمكانية التواصل عبر الرسائل الفورية، وتدوين الملاحظات، وإرسال التعليقات الخاصة والعامة لجميع المشاركين بالاجتماع، مع إمكانية الوصول إلى الملفات الخاصة في حالة عدم الاتصال بالإنترنت، وإرسال واستلام المرفقات عبر البريد الإلكتروني، والتعليق على الملفات مع توفير إمكانية التوقيع الإلكتروني، إضافة إلى ما يتيح النظام من إمكانية التصويت على المقترحات المطروحة في الاجتماعات عبر خيارات الموافقة أو الرفض أو الحياد، إلى جانب إمكانية إضافة ملفات الصوت والفيديو، وتصنيف الاجتماعات

جدير بالذكر أن نظام الاجتماعات التفاعلي eMeeting جاء ليلبي الاحتياجات الوظيفية للاجتماعات بمختلف مستوياتها الإدارية، سواء للمدراء التنفيذيين وغير التنفيذيين والإدارة العليا والإداريين والسكرتارية التنفيذية.

يذكر أن نظام الاجتماعات التفاعلي هو نظام إلكتروني متطور لعقد الاجتماعات عبر استخدام تقنيات المعلومات والاتصالات، وهو النظام الإلكتروني الأول من نوعه في مملكة البحرين لإنشاء وإدارة الاجتماعات إلكترونيا، وأسهم النظام في التوفير على مستوى التكاليف المباشرة وغير المباشرة.