نظمت الأمانة العامة لمجلس الشورى الخميس، دورة تدريبية لأمناء سر المجالس التنسيقية بالمحافظات، بعنوان "مهارات إعداد محاضر الاجتماعات وتقارير اللجان البرلمانية" قدمها، أمناء السر بإدارة شؤون اللجان بالأمانة العامة، محمد رضي، وجواد محفوظ.

وتم تسليط الضوء على أهمية الإعداد الجيد للاستماع والتحضير والعمل على استلام مشروعات القوانين والاقتراحات بقوانين من قبل رئيس القسم، وإعداد كشف بالمواضيع المحالة وتاريخ ورودها وتاريخ الانتهاء منها حسب المدة المقررة لكل موضوع، وتاريخ انتهاء اللجنة من مناقشة الموضوع.

وتطرقت الندوة إلى ضرورة إخطار رئيس اللجنة بالمواضيع المحالة، والاتفاق مع رئيس اللجنة حول بنود جدول الأعمال، وذلك قبل أن يتم إرسال الدعوات إلى الجهات الحكومية والهيئات التي تطلب اللجنة حضورها.

وشددت الدورة، على أن يقوم أمين السر بإعداد جداول الأعمال للاجتماعات وإعداد الدعوات، وإرسال الدعوات مرفقاً بها المواضيع المقرر مناقشتها وأي مستندات قد يحتاجها أعضاء اللجنة والمتعلقة بموضوع الاجتماع، فضلاً عن التأكد من جاهزية قاعة الاجتماع.

وشملت الدورة التدريبية بيان آلية تدوين الملاحظات، وأهم النقاط والقرارات وتثبيت تحفظات الأعضاء، إن وجدت، بخصوص المواضيع المطروحة في محضر الاجتماع، فضلاً عن الأقسام الرئيسية للمحضر ومواصفات وشروط محضر الاجتماع، والمهارات التي ينبغي أن يتمتع بها معـد المحضر، والخصائص العامة للتقرير البرلماني.