أفادت إدارة الأوقاف الجعفرية أنه بشأن عدد من الملاحظات الواردة في تقرير ديوان الرقابة المالية والإدارية للسنة المهنية 2019/2020، فإنها بدأت باتخاذ الإجراءات اللازمة لتفادي الملاحظات الواردة وتجنب تكرارها مرة أخرى، حيث تقوم فيما يتعلق بالتخطيط المسبق للمشاريع وتأهيل الموردين بإجراء دراسة من الناحية الفنية والتكلفة التقديرية للمشروع ويتم اعتمادها بحسب الآليات مع التأكد من توفر الميزانية للمشروع، وتحديد الكميات المطلوبة والمواصفات الخاصة بالعمل.
كما قامت الإدارة بعمل خطة للصيانة لعام 2020 وذلك لعمل صيانة شاملة لعدد من المساجد والمباني، وأنه بعد تعيين المجلس الحالي تم تحويل جميع إجراءات تأهيل المقاولين والموردين من قسم الصيانة إلى قسم المشتريات والمناقصات.
وفيما يتعلق بمشتريات ومشاريع الإدارة التي تتجاوز قيمتها ألف دينار، أشارت الإدارة إلى أنه تم تنفيذ التوصية ويتم عرض المشتريات التي يفوق سعرها الألف دينار على لجان مجلس الأوقاف حسب الاختصاص ومن ثم تعرض على مجلس المناقصات والمزايدات، ولا يتم تمريرها عن طريق الأمر المباشر كما حصل سابقاً.
وبشأن الملاحظة المتعلقة بقيام الإدارة بإبرام عقود بعض أعمال الصيانة لأحد المشاريع فقد تم تفعيل الالتزام بالعقود وأعمال الصيانة والالتزام بجدول الكميات والمواصفات والإطار الزمني للمشاريع والدفع حسب نسبة الإنجاز الفعلي في المشروع.
وحول قيام الإدارة بتمرير المدفوعات دون الأخذ في الاعتبار تقرير مشرف المشروع، فقد تم تعزيز الرقابة على المقاولين بصورة فاعلة ومستمرة. كما قامت الإدارة بالعديد من المبادرات التصحيحية ذات الصلة بمشاريع البناء والصيانة ومنها عمل خطة خاصة بأعمال الطوارئ، كما تم تحويل جميع المناقصات والتسعيرات إلى قسم المشتريات والمناقصات.
