أصدر رئيس جهاز الخدمة المدنية أحمد الزايد تعليمات الخدمة المدنية بشأن نظام الحضور والانصراف في الجهات الحكومية،وهذه التفاصيل
أولاً :
الهدف: تهدف هذه التعليمات إلى وضع قواعد موحدة وعادلة لضبط حضور وانصراف الموظفين العاملين بالجهات الحكومية، وذلك لمصلحة العمل وتحسين وزيادة الإنتاجية وخلق بيئة عمل مريحة وملائمة للموظفين.
ثانياً:
السياسة: وضع الإجراءات والتدابير اللازمة لتطبيق نظام الحضور والانصراف - وفقاً لمقتضيات مصلحة العمل - بشكل عادل على جميع الموظفين عدا شاغلي الوظائف العليا ومن في حكمهم وبما يسهم في تنظيم العمل وتوفير بيانات وتقارير متكاملة تمكن متخذي القرار من متابعة نظام الحضور والانصراف بتلك الجهات بشكل دقيق وشامل. ثالثا: نطاق التطبيق يطبق هذا النظام على جميع الموظفين عدا شاغلي الوظائف العليا ومن في حكمهم حيث تكون لهذه الفئة إجراءات خاصة تضعها السلطة المختصة بالجهة الحكومية، ولا تسري أحكام نظام الدوام المرن المنصوص عليها في هذه التعليمات على الموظفين العاملين وفق نظام النوبات الذين تتطلب وظائفهم العمل على مدار الساعة، والعاملين بنظام العمل الجزئي والوظائف الطبية والتعليمية والحيوية، إلا بعد موافقة جهاز الخدمة المدنية بناءً على المبررات التي تقدمها الجهة الحكومية ووفقا لما تقتضيه مصلحة العمل في بعض الحالات الخاصة. رابعاً: الصلاحيات والالتزامات - جهاز الخدمة المدنية أ- تقديم الرأي والمشورة الفنية للجهات الحكومية فيما يخص نظام الحضور والانصراف ب وضع نظام آلي موحد يتولى تحليل بيانات الحضور والانصراف المتوفرة لدى كافة الجهات الحكومية الخاضعة لمظلة جهاز الخدمة المدنية، ونقل البيانات إلى نظام الرواتب والأجور. ج- الرقابة والتدقيق على التزام الجهات الحكومية بتنفيذ ما ورد من أحكام في هذه التعليمات.
الجهات الحكومية
أ- إرشاد وتوجيه الموظفين بضرورة الالتزام بالحضور والانصراف في مواعيد العمل الرسمية المحددة، مع الحفاظ على تقديم الخدمة الحكومية للجمهور بكل سرعة وفعالية وفق مؤشرات قياس الأداء.
ب_بتوفير البيانات المطلوبة بشأن حضور وانصراف الموظفين في الأوقات المحددة والتأكد من ربطها وإرسالها إلى جهاز الخدمة المدنية إلكترونيا.
ج- تنظيم العمل من أجل الاستخدام الأمثل لساعات العمل الأساسية والمرنة.
د- معالجة حالات التأخير والغياب والانصراف المبكر، واتخاذ الإجراءات التأديبية اللازمة قانونا في هذا الشأن.
أوقات العمل الرسمية:
ا. تكون أوقات العمل الرسمية لنظام ساعات العمل الاعتيادية بمعدل (٣٦) ساعة أسبوعياً من الساعة السابعة صباحا حتى الساعة الثانية والربع ظهرا من يوم الأحد إلى يوم الأربعاء، ومن الساعة السابعة صباحا حتى الساعة الثانية ظهرا ليوم الخميس.
وتكون أوقات العمل الرسمية لنظام ساعات العمل المطولة بمعدل (٤٠) ساعة أسبوعيا من الساعة السابعة صباحاً حتى الساعة الثالثة ظهراً من يوم الأحد الى يوم الخميس.
يكون تطبيق الدوام المرن بما لا يتجاوز ٣ ساعات مرونة كحد أقصى.
معايير تحديد الساعات المرنة للموظفين:
يتم تطبيق الدوام المرن في الجهات الحكومية بحسب الاتفاق بين الموظف والمسئول شريطة موافقة السلطة المختصة في الجهة أو من تفوضه وبما يراعي عدم التأثير على العمل بالجهة
تراعى الوظائف الحيوية بالجهات الحكومية عند تطبيق الدوام المرن للموظف.
ضوابط حضور وانصراف الموظفين ا على جميع الموظفين الالتزام بآلية الحضور والانصراف عند الحضور أو مغادرة مقر العمل لأي سبب أثناء وبعد الدوام الرسمي، وكذلك خلال العطل الأسبوعية والرسمية عندما يتطلب الأمر تواجد الموظف في العمل.
على مكاتب الإدارة العليا والإدارات إشعار الموارد البشرية كتابياً بشأن الموظفين المصرح لهم بدخول المبنى بعد ساعات العمل الرسمية والعطل الأسبوعية وخلال فترة إجازتهم السنوية، وكذلك الموظفين المبتعثين في دورات تدريبية والموظفين المكلفين بإنجاز بعض المهام المرتبطة بوظائفهم.
في حالة نسيان الأداة المستخدمة لتسجيل الحضور والانصراف بالجهة الحكومية يتم الالتزام بتسجيل الحضور والانصراف سواء كان ذلك إلكترونيا عن طريق جهاز الحاسب الآلي أو يدويا عن طريق الكتابة بسجل مخصص لذلك.
يجب على الموظفين الذين تتطلب طبيعة عملهم الذهاب مباشرة إلى المواقع التابعة لأعمالهم وتكون هذه المواقع في جهات خارج مقر العمل إثبات حضورهم في سجل يدوي يعد لهذا الغرض لدى المسئول المباشر في موقع العمل الخارجي على أن تتم المعالجة من قبل الموارد البشرية بالجهة الحكومية.
يجب على جميع الإدارات بالجهات الحكومية استخدام سجل يومي يوضح حركة خروج الموظفين أثناء ساعات العمل الرسمية ويشمل جميع البيانات الخاصة بالانصراف والعودة إلى جهة العمل.
يجب على الموظفات المستحقات لإجازة الرضاعة التنسيق مع إداراتهن بشأن أوقات ساعتي الرعاية على أن يكملن ساعات العمل اليومية المقررة لهن مع إفادة الموارد البشرية بذلك، ويكون تحديد ساعات الرعاية بما تقتضيه مصلحة العمل وفقا لما تقرره السلطة المختصة بالجهة الحكومية أو من تفوضه يجازى الموظف تأديبياً على قيامه بالتحريف في أنظمة إثبات الحضور والانصراف من خلال إساءة استعمال الأداة المستخدمة في آلية الحضور والانصراف أو استخدامه لأداة موظف آخر لتسجيل حضوره أو انصرافه أو غيرها من الممارسات التي لا تتفق ومقتضيات الواجب الوظيف.
معالجة حالات الحضور المتأخر والانصراف المبكر من العمل
١. يجب على الموظفين إدخال التصاريح المتعلقة بالعمل أو لأسباب شخصية للحضور المتأخر أو الانصراف المبكر مباشرة حال حصول التأخير أو الانصراف المبكر في نظام الحضور والانصراف الآلي أو يدويا مع بيان أسباب التأخير أو الانصراف المبكر، وفي حال الانصراف المبكر دون العودة للعمل يجب على الإدارة المعنية معالجة ذلك في الوقت المناسب تفاديا للخصم التلقائي من النظام الآلي.
٢. يجب ألا تتجاوز التصاريح لأسباب شخصية للموظف أربعة تصاريح على ألا يتجاوز مجموعها ساعات عمل يوم كامل خلال الشهر الواحد ، ويستثنى من ذلك التصاريح الصحية بحسب الإفادات أو الشهادات الطبية الصادرة من الجهة الطبية المختصة وفي جميع الأحوال تعتمد هذه التصاريح من قبل المسئول المباشر للموظف وذلك حسب
الصلاحيات الممنوحة له.
يعتبر التأخير بعد انتهاء فترة الحضور المرنة أو الانصراف المبكر من العمل قبل انتهاء ساعات العمل اليومية تأخيراً أو انصرافا مبكراً غير مصرح به، يتم بموجبه إحالة الأمر للسلطة المختصة أو من تفوضه من قبل الإدارة المعنية التي يتبعها الموظف لاتخاذ ما يرونه ملائماً بشأن حالات التأخير والانصراف المبكر وذلك حسبما تقتضيه مصلحة العمل.
٤. يقوم النظام آلياً باستقطاع مدة التأخير والانصراف المبكر بشكل مباشر من الراتب الأساسي مالم يتم إخطار الموارد البشرية من قبل الإدارة المختصة بالجهة الحكومية عن الموظفين الذين يستوجب عدم الاستقطاع من رواتبهم الأساسية في موعد العاشر من الشهر التالي مع : بيان أسباب ومبررات عدم الخصم. أقصاه اليوم لا يمكن اعتبار التصاريح للتأخير أو الانصراف المبكر كإجازات يتم ا اعتمادها بعد صدوره.
٦. على السلطة المختصة منح صلاحية اعتماد التصاريح للموظفين من قبل المسؤولين المباشرين بحسب الهياكل التنظيمية لكل وحدة إدارية تابعة لها. . في حال عدم التزام الموظف بإتمام ساعات العمل اليومية المقررة من الدوام اليومي حسبما هو مبين في هذه التعليمات يتم اتخاذ الإجراء التأديبي اللازم قانونا.
تقرير الخصم الشهري
يجب على جميع الجهات الحكومية استخدام نظام إلكتروني لضبط عملية حضور وانصراف الموظفين خلال وأثناء الدوام الرسمي وأيام العطل الأسبوعية والرسمية وساعات العمل الإضافي عندما يتطلب الأمر وجود الموظفين في موقع العمل ويجب على الجهة الحكومية ربط هذا النظام بجهاز الخدمة المدنية
يجب على جميع الموظفين إكمال ساعات العمل اليومية حسب ما هو منصوص عليه في هذه التعليمات.
لا يجوز ترحيل ساعات الحضور المبكر أو التأخير ضمن الساعات المرنة من يوم إلى آخر.
يتم إدارة أوقات عمل الموظفين اليومية بما لا يؤثر على ارتباطهم بمواعيد الاجتماعات ومهام عملهم في بداية ونهاية وقت العمل الرسمي.
يجب على الموظفين الحاصلين على إجازات بنظام الساعات إكمال ساعات العمل اليومية المقررة حيث تحتسب هذه الإجازة ضمن الساعات المشار إليها في الفقرة (خامسا ) أعلاه مع إفادة الموارد البشرية كتابة بذلك
