استعرض مدير مركز تقنية المعلومات بجامعة الخليج العربي نواف محمد عبد الرحمن مشروع نظام إدراة المرسلات الجديد الذي تنوي إدارة الجامعة تفعليه ليلبي توقعات أعضاء الهيئة الأكاديمية والإدارية بالجامعة ويعينهم على تتبع المراسلات بكفاءة وبشكل فعال وسهل الاستخدام، ويكون قادرا على التكامل مع أنظمة تكنولوجيا المعلومات الموجودة لضمان سلاسة العمليات وفق المعايير الدولية لضمان الجودة والموثوقية.
واوضح في لقاء ضم نواب رئيس الجامعة والعمداء ونوابهم وروساء الأقسام الاكاديمية والإدراية أن التجديد في نظام المراسلات بالشراكة مع شركة "انتاليو" الفرنسية والمتواجدة في دول الخليج العربي، يأتي متناغما مع مقتضيبات التطوير المنشود لاستيعاب الاحتياجات المتزايدة للجامعة في الحفاظ على المراسلات وما تحتويه من وثائق ومعلومات وتداول المراسلات وسرعة استرجاع المعلومات، وتأمينها ضد التلف أو الضياع أو النسيان من خلال نظام متكامل، وذلك بهدف توفير الوقت والجهد في البحث والتوثيق والارشفة بطريقة سهلة ومبسطة وآمنة في سياق أتمتة ومحاكاة دورة العمل الإداري من خلال نظام إلكتروني آمن.
وقال: "الإدارة العليا بالجامعة تطمح دائما إلى التطوير التكنلوجي وتحقيق التكامل مع الأنظمة والبنية التحتية التكنولوجية، وصولاً إلى جامعة صديقة للبيئة وبلا ورقة، وتعسى بشكل مستمر لتوظيف التكنلوجيا لدعم المسيرة التعليمية من خلال إطلاق تطبيقات حديثة وسهلة الاستخدام، تتوافق مع تطلعات اعضاء الهيئة الأكاديمية والإدارية بالجامعة وتساهم في رفع الانتاجية وتبنى سياسة المحاسبة الذاتية، وتعزز التكامل بين مختلف الأقسام.
من جانبه، استعرض مدير إدارة المشاريع في شركة ايفرتيم غلوبل سيرفيسز لتفنية المعلومات "انتاليو" إلياس إلياس مخطط تنفيذ المشروع وفق مراحل متسلسلة ، وأهدافه ومنهجية إدارته ونطاقة ومخرجاته، وأليه إدارة التواصل وإدارة المخاطر والتصعيد والجدول الزمني للانتهاء من المشروع المتوقع تسليمه في نوفمبر المقبل.
واوضح ان أهداف المشروع تتركز في تقديم وتطوير خدمات نظام إدارة المراسلات، وتوريد وتركيب الموديول الخاص بالتوقيع الإلكتروني وإضافته لنظام إدارة المراسلات، إلى جانب رفع مستوى كفاءة وفعالية إنجاز الأعمال بتكاليف مالية أقل، مع سرعة اتخاذ القرار في الوثائق المتداولة ومتابعتها، وتحسين ظروف العمل ورفع كفاءة الأداء وتأمين خاصية سهولة البحث والوصول للمراسلات مع سرعة استعادة المعلومات، تحقيقاً إلى الترابط والتكامل ما بين الأنظمة مع نظام إدارة المراسلات.
وعن تأثير المشروع على بيئة العمل في الجامعة قال: "إن أحد الأهداف التي تسعى جامعة الخليج العربي إلى تحقيقها هي "التميز ورقمنة الخدمات" وذلك من خلال ترسيخ ثقافة التميز المؤسسي والتعاون والتمحور حول العملاء والرقمنة لتقديم أفضل الخدمات المبتكرة، وإن من أهم أدوات رقمنة الخدمات هو التحول الرقمي والذي يتم تنفيذه من خلال الأدوات التقنية مثل نظام إدارة المراسلات ، والتي سيتم توفيرها من تنفيذ المشروع".
واوضح في لقاء ضم نواب رئيس الجامعة والعمداء ونوابهم وروساء الأقسام الاكاديمية والإدراية أن التجديد في نظام المراسلات بالشراكة مع شركة "انتاليو" الفرنسية والمتواجدة في دول الخليج العربي، يأتي متناغما مع مقتضيبات التطوير المنشود لاستيعاب الاحتياجات المتزايدة للجامعة في الحفاظ على المراسلات وما تحتويه من وثائق ومعلومات وتداول المراسلات وسرعة استرجاع المعلومات، وتأمينها ضد التلف أو الضياع أو النسيان من خلال نظام متكامل، وذلك بهدف توفير الوقت والجهد في البحث والتوثيق والارشفة بطريقة سهلة ومبسطة وآمنة في سياق أتمتة ومحاكاة دورة العمل الإداري من خلال نظام إلكتروني آمن.
وقال: "الإدارة العليا بالجامعة تطمح دائما إلى التطوير التكنلوجي وتحقيق التكامل مع الأنظمة والبنية التحتية التكنولوجية، وصولاً إلى جامعة صديقة للبيئة وبلا ورقة، وتعسى بشكل مستمر لتوظيف التكنلوجيا لدعم المسيرة التعليمية من خلال إطلاق تطبيقات حديثة وسهلة الاستخدام، تتوافق مع تطلعات اعضاء الهيئة الأكاديمية والإدارية بالجامعة وتساهم في رفع الانتاجية وتبنى سياسة المحاسبة الذاتية، وتعزز التكامل بين مختلف الأقسام.
من جانبه، استعرض مدير إدارة المشاريع في شركة ايفرتيم غلوبل سيرفيسز لتفنية المعلومات "انتاليو" إلياس إلياس مخطط تنفيذ المشروع وفق مراحل متسلسلة ، وأهدافه ومنهجية إدارته ونطاقة ومخرجاته، وأليه إدارة التواصل وإدارة المخاطر والتصعيد والجدول الزمني للانتهاء من المشروع المتوقع تسليمه في نوفمبر المقبل.
واوضح ان أهداف المشروع تتركز في تقديم وتطوير خدمات نظام إدارة المراسلات، وتوريد وتركيب الموديول الخاص بالتوقيع الإلكتروني وإضافته لنظام إدارة المراسلات، إلى جانب رفع مستوى كفاءة وفعالية إنجاز الأعمال بتكاليف مالية أقل، مع سرعة اتخاذ القرار في الوثائق المتداولة ومتابعتها، وتحسين ظروف العمل ورفع كفاءة الأداء وتأمين خاصية سهولة البحث والوصول للمراسلات مع سرعة استعادة المعلومات، تحقيقاً إلى الترابط والتكامل ما بين الأنظمة مع نظام إدارة المراسلات.
وعن تأثير المشروع على بيئة العمل في الجامعة قال: "إن أحد الأهداف التي تسعى جامعة الخليج العربي إلى تحقيقها هي "التميز ورقمنة الخدمات" وذلك من خلال ترسيخ ثقافة التميز المؤسسي والتعاون والتمحور حول العملاء والرقمنة لتقديم أفضل الخدمات المبتكرة، وإن من أهم أدوات رقمنة الخدمات هو التحول الرقمي والذي يتم تنفيذه من خلال الأدوات التقنية مثل نظام إدارة المراسلات ، والتي سيتم توفيرها من تنفيذ المشروع".
