حذيفة إبراهيم
كشف مدير عام تنمية الموارد البشرية والأداء بديوان الخدمة المدنية عادل حجي إبراهيم، عن استفادة 8242 موظفا خلال العام 2017 من الفرص التدريبية في مختلف الوزارات، مبيناً أن المستفيدات من النساء بلغن 52% من إجمالي العدد.
وأشار في حوار لـ"الوطن" إلى أن الديوان استلم 100 منحة عن طريق وزارة الخارجية، تم ترشيح 94، فيما استفاد 26 شخصاً من تلك المنح.
وبيّن أن الديوان يعتزم التأكد من الاستفادة القصوى من نظام أداء والعمل على تطويره وسد الثغرات إن وجدت من خلال عدة خطوات من بينها طلب ودراسة وتحليل تقارير إدارات الموارد البشرية في الجهات الحكومية حول نظام أداء شاملا مبررات عدم تقييم الموظفين إن وجد وعدم الالتزام بمنحنى التوزيع الإجباري، والتدقيق على الجهات الحكومية المخالفة بأخذ عينات عشوائية، وإجراء استبيان لمعرفة مرئيات عينة مجهولة (من دون ذكر الأسماء) من المسؤولين المباشرين وموظفيهم في كل جهة حكومية، وفيما يلي نص المقابلة:
كم عدد الفرص التدريبية التي استفاد منها موظفي القطاع العام خلال عام 2017؟
بلغ مجموع الفرص التدريبية 8434 فرصة، استفاد منها 8242 موظفا في مختلف الوزارات لتشمل التدريب المحلي والخارجي، حيث بلغت حصة الموظفين من التدريب 48% وحصة الموظفات 52%، كما كانت نسبة التدريب المحلي داخل مملكة البحرين 97% والتدريب الخارجي 3%.
- كم عدد المنح المقدمة من الحكومات الخارجية لتدريب موظفي القطاع العام خلال عام 2017؟
استلمنا 100 منحة عن طريق وزارة الخارجية، قدمت من حكومات الدول الصديقة من خلال سفاراتها في مملكة البحرين كالحكومة الماليزية والحكومة السنغافورية والحكومة الصينية والحكومة الهندية وغيرها، وتم تعميم تلك المنح على الجهات الحكومية في مملكة البحرين حيث بلغ عدد الترشيحات للمنح 94 ترشيحا، في حين تمت الموافقة على 26 ترشيحا للاستفادة من المنح بموجب معايير وشروط الجهات المانحة.
ويقوم ديوان الخدمة المدنية حاليا بالتنسيق مع كل من وزارة الخارجية والجهات الحكومية المختلفة لتعظيم الاستفادة من المنح المقدمة قدر الإمكان.
- ماهي آلية سير البعثات والمنح الدراسية؟
عملية الترشيح تتم بعد استلام وزارة الخارجية للمنحة من السفارات، وإرسالها لديوان الخدمة المدنية ليقوم بدوره بتعميم المنحة على الجهات الحكومية ذات العلاقة وبالتالي استلام أسماء المرشحين والتأكد من مدى استيفاؤهم للشروط ثم إرسالهم إلى وزارة الخارجية، حسب ما نصت عليه تعليمات الخدمة المدنية رقم (2) لسنة 2017 بشأن البعثات والمنح والدورات الدراسية أو التدريبية التي تقدمها السفارات العاملة في المملكة أو أي من المنظمات الدولية أو الإقليمية أو غيرها. ومن باب تسهيل الإجراءات على الجهات الحكومية، تم استحداث استمارة تقييم برنامج تدريبي للمنح الخارجية لمعرفة أهمية الاستفادة من البرنامج، ومدى ملائمة البرنامج للترشيح له في المستقبل، ولم نكتفي بذلك فقط بل يتم التنسيق مع الموظف المبتعث بعد أن ينهي برنامجه التدريبي كي يتم نقل خبرته لأكبر عدد من موظفي الخدمة المدنية.
- دشن ديوان الخدمة المدنية مشروع الأداء المؤسسي (تكامل) خلال عام 2017، فما هو الجديد؟
من خلال تدشين مشروع الأداء المؤسسي (تكامل) تم تحديد التوجهات الرئيسية للخدمة المدنية بما يتوافق مع توجيهات القيادة، ومخرجات الملتقى الحكومي، والتي تتناول دعم المعرفة والابداع والاستثمار في المواطن، للوصول إلى اقتصاد مزدهر وبنية تحتية عالمية المستوى، وكذلك إعادة رسم دور الحكومة للارتقاء بفاعلية الخدمات وكفاءة المشاريع، بالإضافة إلى الاستخدام المستدام للموارد المتاحة.
وإثر ذلك توالت جلسات العصف الذهني واللقاءات مع ممثلي الجهات الحكومية بشأن المشروع وعلى مدار شهر كامل تم بلورة الأهداف ومؤشرات الأداء والمبادرات الاستراتيجية للخدمة المدنية وتحديد الأولويات.
جلسات العصف الذهني التي كانت على مراحل تم خلالها الاتفاق مع المسؤولين بالجهات الحكومية على تحديد الأهداف الاستراتيجية، ووضع مؤشرات الأداء، والمبادرات الاستراتيجية وتحديد أولوياتها، وبالتالي الوصول إلى استراتيجية متكاملة للخدمة المدنية في حكومة البحرين والتي تم اعتمادها من قبل نائب رئيس الوزراء الشيخ خالد بن عبد الله آل خليفة خلال العام الماضي 2017 أيضا.
بعد ذلك تم اختيار 10 جهات حكومية، بصورة دقيقة تخدم المشروع، للتطبيق التجريبي عليها وبالفعل تم الانتهاء من تطوير استراتيجيات للجهات التي لم يكن لديها استراتيجية وموائمة استراتيجيات الجهات التي كان لديها مع الخارطة الاستراتيجية الخدمة المدنية كمرحلة أولى إذ تم ربط جميع الأهداف والمؤشرات والمبادرات الاستراتيجية لهذه الجهات مع الاستراتيجية الحكومية.
وبعد الانتهاء من المرحلة الأولية والتأكد من سير عمل الإجراءات وفاعلية المنهجية المتبعة سيتم بدء العمل بالمرحلة الثانية بوضع خطط عمل لتطبيق الخارطة الاستراتيجية، تشمل جميع الجهات الحكومية المنضوية تحت مضلة ديوان الخدمة المدنية.
- هل يوجد تطبيق فعلي لمشروع الأداء المؤسسي (تكامل) في الجهات الحكومية؟
قبل البدء بالمشروع وأثناء مرحلة التخطيط تبين لنا بأن هناك بعض الجهات الحكومية لديها استراتيجيات متكاملة ومعتمدة باستخدام أفضل المنهجيات العالمية وهي بطاقات الأداء المتوازن وبعضها كانت لديهم استراتيجيات بمنهجيات مختلفة وأخرى لم تكن لديهم بصورة متكاملة، وعليه وبالنظر الى اهتمامات الحكومة ولأهمية ما تقوم به هذه الجهات الحكومية من خدمات للمواطنين والمقيمين وقع الاختيار على عدد من الجهات في قطاع البنية التحتية وعدد من الجهات التي تقدم الدعم لها ليصبح المجموع 10 جهات حكومية كالتالي: شؤون البلديات والتخطيط العمراني، الحكومة الإلكترونية، وزارة الإسكان، وزارة المالية، ديوان الخدمة المدنية، وزارة المواصلات والاتصالات، معهد الإدارة العامة، هيئة الكهرباء والماء، شؤون الأشغال، ووزارة الإسكان.
- ما دور ديوان الخدمة المدنية في توفير بيئة مناسبة للعمل ورفع الإنتاجية؟
استنادا إلى قانون الخدمة المدنية ولائحته التنفيذية، فإنه على الديوان أن يضع نظاماً لإدارة الأداء المؤسسي بهدف تطوير الخدمات الحكومية ورفع الإنتاجية والكفاءة بالجهات الحكومية وتلبية احتياجات وتوقعات المستفيدين من الخدمات الحكومية، وعطفا على قرار مجلس الوزراء رقم 09-2354 والذي ينص على "تكليف مجلس الخدمـة المدنيـة بوضـع استراتيجية حكوميـة للخدمـة المدنيـة للفترة المقبلة تتناسب مع الوضع الاقتصادي الراهن ترتكـز علـى زيـادة الإنتاجيـة وتقليص النفقـات والاعتمـاد على الخدمـة الإلكترونيـة وتحريـك المـوظفين بـين الوزارات والأجهزة الحكومية" تم تدشين مشروع الأداء المؤسسي برعاية كريمة من قبل رئيس مجلس الخدمة المدنية الشيخ عبد الله بن خالد كما أسلفنا، حيث تم اعتماد استراتيجية الخدمة المدنية وجاري العمل على استكمال اعتماد الاستراتيجيات للجهات الحكومية المشاركة في المرحلة التجريبية ومن ضمنهم ديوان الخدمة المدنية .
وفي استراتيجية ديوان الخدمة المدنية المقترحة للفترة من 2018- 2022، تم إدراج مبادرة تهدف إلى وضع معيار حكومي واضح لتقييم وتطوير جودة الخدمات الحكومية والارتقاء بالإداء الحكومي وتعزيز التنافسية بين الجهات الحكومية، ومن المؤمل أن تنتج هذه المبادرة بعد استكمالها منهجية واضحة لقياس الإنتاجية وجودة الأداء الحكومي على أسس علمية مدروسة تتلاءم مع طبيعة العمل في الجهات حكومية.
- هل هناك دور للديوان في رفع كفاءة الجهات الحكومية بتطبيق نظام إدارة الجودة؟
خلال العام 2017 نجح المختصين بإدارة الأداء المؤسسي بتأهيل جهتين حكوميتين لاجتياز متطلبات الآيزو 9001 والحصول على شهادة الاعتماد، وهما معهد الإدارة العامة والأمانة العامة لمجلس الشورى، كما تم توقيع مذكرة تفاهم لتطبيق نظام إدارة الجودة مع وزارة الاعلام والذي يتوقع الانتهاء منه خلال العام الحالي 2018.
وعلى صعيد متصل فقد أنشأت الإدارة قاعدة بيانات متكاملة لمتابعة وضع الجهات الحكومية الحاصلة على شهادة الجودة والجهات الأخرى قيد التطبيق، يتم تحديثها بشكل دوري وفقا للمستجدات الواردة لها، بالإضافة الى المسح السنوي التي تقوم به الإدارة لمتابعة وضع الجهات الحكومية وتقديم الدعم والمساندة لها.
- كيف تمكن الديوان من اجتياز متطلبات المواصفة الدولية ISO 9001 لنظام إدارة الجودة خلال عام 2017؟
في إطار حرص الديوان على التميّز وتقديم أفضل الخدمات للمستفيدين، فقد تم في منتصف شهر يونيو 2017 اجتياز متطلبات المواصفة الدولية ISO 9001 بنجاح والذي أثمر عنه توصية الشركة الاستشارية بمنح ديوان الخدمة المدنية شهادة نظام إدارة الجودة بالإصدار الجديد لسنة 2015، حيث قام المختصين بالديوان بتعريف المخاطر التي قد تؤثر على أداء الديوان وتقييم هذه المخاطر من حيث احتمالية حدوثها والاثر الذي قد ينتج عنها في حال وقوعها، وتحديد الإجراءات الممكن اتباعها لتقليص مستوى الخطر أو التعامل معه في حال حدوثه وذلك تمهيداً لتطبيق هذه الإجراءات من ضمن آليات العمل المتبعة بالديوان.
ولضمان تماشي مساعي الإدارة العليا مع متطلبات المواصفة التي أشارت إلى التركيز على القيادة، فقد قامت الإدارة العليا بمراجعة أهداف إدارات الديوان قبل اعتمادها والذي نتج عنه استحداث أهداف جديدة وإعادة صياغة بعض الأهداف الموضوعة حتى تتماشى مع سياسة الجودة المعتمدة والاستراتيجيات الخاصة بالديوان، ونظراً لما احتاجه المشروع من تطوير للنظام والإجراءات والوثائق المستخدمة في ديوان الخدمة المدنية فقد تركز جهد الإدارة على المستفيد الداخلي ليتم الخروج بالدروس المستفادة تمهيداً لنقلها إلى الجهات الخارجية من خلال مهمة تقديم الاستشارة الفنية للجهات الحكومية لتطبيق نظام إدارة الجودة بحسب متطلبات الإصدار الجديد.
- هل هناك قياس لرضا المستفيدين للخدمات المقدمة من إدارات الديوان للجهات الحكومية؟
خلال عام 2017 تم الانتهاء من إعداد المسودة النهائية لمنهجية قياس رضا المستفيدين، حيث سيتم مناقشتها ومراجعتها مع الإدارات واعتمادها من قبل الإدارة العليا، ومن ثم تنفيذها خلال عام 2018 بحسب استراتيجية الديوان المعتمدة.
- هل يقوم الديوان بدور توعي مباشر لموظفي القطاع العام بشأن مدونة قواعد السلوك الوظيفي؟
بلغ مجموع المحاضرات للجهات الطالبة مزيداً من التوضيح 22 محاضرة لشرح تعليمات الخدمة المدنية رقم (16) لسنة 2016 بشأن تطبيق أحكام مدونة قواعد السلوك الوظيفي وأخلاقيات الوظيفة العامة، وقد قام المختصين بالتعاون مع وزارة شؤون الإعلام لبث الوعي والمعرفة لكافة منتسبي الخدمة المدنية حول التزامات الجهة الحكومية اتجاه الموظف والتزامات الموظف العام لا سيما فيما يتعلق بالتعامل مع أجهزة الأعلام والنشر والصحافة ووسائل التواصل الاجتماعي من خلال برامج تلفزيونية يلتقي المختصين بالقسم للإجابة على أسئلة واستفسارات الجمهور، كما تم تقديم المشورات والآراء القانونية حول ما يعرض من مسائل قانونية سواء كانت متعلقة بالحقوق الوظيفية للموظف أو ما يقع على عاتقه من واجبات والتي أن أخل بإحداها أستوجب تدخل السلطة المختصة ومن ثم ديوان الخدمة المدنية كجهة رقابية مختصة لتطبيق أحكام قانون ديوان الخدمة المدنية.
- هل هناك خطوات قام بها الديوان بشأن تطوير وتحسين نظام الأداء الوظيفي(أداء) في الجهات الحكومية؟
نعم، قام الديوان باتخاذ إجراءات عديدة بشأن تطوير نظام أداء منها: أولا إصدار تعليمات الخدمة المدنية رقم (6) لسنة 2017م بشأن نظام إدارة الأداء الوظيفي (أداء)، وتهدف هذه التعليمات إلى بيان نظام إدارة الأداء الوظيفي ونطاق وآلية تطبيقه وذلك من خلال توفير إطار عادل يتسم بالشفافية لتقييم أداء الموظفين بطريقة احترافية لتعزيز ثقافة الأداء وربط عمل وأداء الموظف مع التوجهات الاستراتيجية للجهة الحكومية.
إضافة إلى تصميم وإصدار الأدلة والمستندات التعريفية والإرشادية ومنها دليل نظام إدارة الأداء الوظيفي "أداء" وملحق القدرات السلوكية لنظام إدارة الأداء الوظيفي "أداء" والتي تهدف الي تعريف المعنيين في الجهات الحكومية على منهجية ادارة الأداء الوظيفي في الخدمة المدنية.
إلى جانب التركيز على المخرجات الرئيسية للتقييم والمتمثلة بمكافأة الموظفين وترقيتهم وتنمية مهاراتهم وتطويرها لتشجيعهم على اكتساب المزيد من المهارات ورفع مستوى أدائهم من خلال الربط الكلي للحوافز والمكافآت والترقيات وبرامج التدريب بنتائج التقييم، مع اعتماد تطبيق منحنى التوزيع الإجباري الذي يحدد التباين الطبيعي في أداء الموظفين، لترسيخ أسس العدالة والمساواة في عملية تقييم أداء الموظفين، للوصول إلى النسبة المطلوب تحقيقها 70% من الموظفين في تقدير "يفي تماماً بالتوقعات".
وثانيا القيام بتنفيذ 13 نشاط تدريبي لعرض نظام ادارة الأداء الوظيفي بناءً على طلب الجهات الحكومية، حيث تم تدريب حوالي 200 موظف، والرد على الاستفسارات الواردة من المستفيدين عبر المراسلات الرسمية حول نظام إدارة الأداء الوظيفي. ودراسة نتائج تقييم الأداء الوظيفي لجميع الجهات الحكومية تحت مظلة الخدمة المدنية وتحليل البيانات الاحصائية للعام 2016 بشكل تفصيلي وذلك بهدف متابعة اجراءات تطبيق النظام وامتثال الجهات الحكومية وقياس فاعلية التطبيق.
إلى جانب تطوير واستحداث تقارير احصائية جديدة للعام 2017 لتوفير بنية معلوماتية قوية تساهم في إعداد تقارير تفصيلية عن نتائج التقييم لتسهيل عملية ادارة الأداء الوظيفي في الجهات الحكومية. وأضا تطوير الإجراءات الإلكترونية الخاصة بالتقييم وتدشينها في وقت قياسي، من خلال ربط نموذج التقييم بالمستوى الوظيفي في مختلف الجهات الحكومية، وإتاحتها أمام جميع الجهات الحكومية، وذلك لغرض تسهيل تطبيق النظام من خلال توفر نموذج التقييم لكل موظف لتسهيل عملية إدخال نتائج التقييم على المعنيين بعملية التقييم.
كما يعتزم الديوان القيام بالخطوات التالية خلال هذا العام كي يتم التأكد من الاستفادة القصوى من نظام أداء والعمل على تطويره وسد الثغرات إن وجدت:
أولا طلب ودراسة وتحليل تقارير إدارات الموارد البشرية في الجهات الحكومية حول نظام أداء شاملا مبررات عدم تقييم الموظفين إن وجد وعدم الالتزام بمنحنى التوزيع الاجباري. ثم التدقيق على الجهات الحكومية المخالفة بأخذ عينات عشوائية.
ثانيا عقد ورش عمل ومجموعات تركيز لقياس ردود أفعال الجهات الحكومية على نظام أداء. وإجراء استبيان لمعرفة مرئيات عينة مجهولة (من دون ذكر الأسماء) من المسؤولين المباشرين وموظفيهم في كل جهة حكومية، مع مواصلة برامج التوعية لجميع المستويات الوظيفية.
