تساعد ميزة استرجاع الرسائل في Outlook المستخدمين على حذف الرسائل المرسلة بالخطأ أو تصحيحها قبل أن يقرأها المستلم، لكن هذه الخاصية تعمل فقط في ظروف معينة وتعتمد على إعدادات البريد الإلكتروني لكل من المرسل والمستلم.
خطوات استرجاع رسالة بريد إلكتروني
افتح برنامج Outlook على جهازك وتأكد من وجودك في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" (Home).
انتقل إلى مجلد "العناصر المرسلة" (Sent Items) في القائمة الجانبية.
اضغط مرتين على الرسالة التي ترغب في استرجاعها لفتحها في نافذة مستقلة.
ضمن نافذة الرسالة، انتقل إلى تبويب "رسالة" (Message) وابحث عن خيار "الإجراءات" (Actions)، ثم اختر "استرجاع هذه الرسالة" (Recall This Message)، وفي بعض الإصدارات، يظهر هذا الخيار مباشرة على شريط الأدوات أو تحت النقاط الثلاث.
ستظهر نافذة منبثقة تمنحك خيارين:
حذف النسخ غير المقروءة من الرسالة.
حذف النسخ غير المقروءة واستبدالها برسالة جديدة.
اختر الخيار المناسب واضغط "موافق"، مع إمكانية تفعيل إشعار بنجاح أو فشل العملية.
الأسباب الشائعة لفشل الاسترجاع
قد لا تنجح عملية استرجاع الرسائل في بعض الحالات، إذ إن الميزة تعمل فقط عندما يكون كل من المرسل والمستلم على نفس خادم Microsoft Exchange أو Microsoft 365، بينما تفشل إذا كان المستلم خارج المؤسسة، كما أن فتح الرسالة من قبل المستلم، حتى ولو كان ذلك من خلال جزء المعاينة، يجعل من المستحيل استرجاعها، وفي بعض الحالات الأخرى، قد يتم نقل الرسائل تلقائيًا بفعل القواعد أو الفلاتر المفعلة في البريد الإلكتروني، مما يمنع Outlook من الوصول إليها وحذفها، ويضاف إلى ذلك أن استخدام برامج بريد إلكتروني غير متوافقة مثل Gmail أو Apple Mail يؤدي غالبًا إلى فشل العملية، نظرًا لأن ميزة الاسترجاع مصممة خصيصًا لعميل Outlook على سطح المكتب.
نصائح لتجنب الحاجة للاسترجاع
لتقليل أخطاء إرسال البريد، يمكن تفعيل ميزة تأخير إرسال الرسائل في Outlook، والتي تتيح تأجيل الإرسال لفترة زمنية محددة (حتى 120 دقيقة)، ويمنح هذا المستخدم فرصة لمراجعة الرسائل أو تعديلها قبل أن تصل إلى المستلمين.
ميزة فعال وليست مطلقة
تمنح ميزة استرجاع الرسائل مستخدمي Outlook أداة فعّالة لتصحيح الأخطاء، لكنها ليست حلاً مطلقًا لكل المواقف، والجمع بين هذه الميزة وإعداد التأخير في الإرسال يمكن أن يقلل بشكل كبير من الأخطاء الشائعة في البريد الإلكتروني، ويضمن مستوى أعلى من الاحترافية في المراسلات اليومية، خاصة في بيئات العمل الرسمية التي تتطلب دقة وسرعة في التواصل.
