الخطوات العملية لإعداد الميزانية تشمل 5 مراحل أساسية متتالية

السلوم: الإلمام بالأمور المالية للمؤسسة بات مهما للشركات الصغيرة

استضافت جمعية البحرين لتنمية المؤسسات الصغيرة والمتوسطة برئاسة النائب أحمد صباح السلوم عصر الاثنين الماضي الموافق 23 سبتمبر الجاري ورشة عمل حول "النموذج المالي وإعداد الميزانية"، قدمها الأستاذ عبدالكريم الصباغ المدير التنفيذي لمؤسسة لدجرز للخدمات المحاسبية.

وأكد النائب السلوم أن الجمعية تواصل نشاطها في خدمة الأعضاء من خلال التطرق لواحدة من الأمور المهمة المتعلقة بنشاطهم التجاري وهي إعداد الميزانية والقوائم المالية، أو حتى تجهيز الأوراق والمستندات اللازمة التي تقدم للمكاتب ذات الاختصاص، مشيرا إلى أن الطلب على هذه القوائم قد ارتفع في الآونة الأخيرة عقب إنشاء الجهاز الوطني للضرائب في المملكة، وبات التوعية بهذه الأمور في غاية الأهمية.

من جهته قال الصباغ خلال المحاضرة أن الخطوات العملية لإعداد الميزانية تشمل 5 مراحل أساسية متتالية هي:
1. تحديد الأهداف المالية والأولويات الاستراتيجية مثل تحديد أهداف مالية رئيسية للعمل (كزيادة الإيرادات، تقليل التكاليف، تحسين الربحية).. وتحديد ما يتعلق بمجالات تكاليف العمل (مثل: العمليات، الرواتب، التسويق)، وتحديد الإيرادات السنوية المتوقعة ونسبة الربح المستهدفة (%) للسنة المالية القادمة؟ وكم مقدار التدفق النقدي الذي تحتاجه للحفاظ على العمليات الشهرية؟

2. تخطيط الميزانية وتخصيصها.. مثل مصادر الإيرادات الرئيسية لديك (مثل: مبيعات المنتجات، دخل الخدمات، الاستثمارات).. وتحديد تكاليفك الثابتة (تلك التي لا تتغير شهريًا، مثل: الإيجار، الرواتب)، وتحديد تكاليفك المتغيرة (تلك التي تتغير مع المبيعات أو الإنتاج، مثل: المواد، التسويق)، تحديد ما سيخصص للطوارئ أو الحالات العاجلة؟ (يقدر بالنسبة المئوية من إجمالي الميزانية)، ذكر أي استثمارات رأسمالية كبيرة مخططة للسنة القادمة (مثل: المعدات الجديدة، ترقيات التكنولوجيا)، تحديد النسبة المئوية من الميزانية التي ستخصص للنفقات التشغيلية.

3. التوقعات المالية.. وتشمل التوقعات الإيرادية وهي معدل نمو الإيرادات المتوقع لديك للأشهر الـ 12 القادمة؟، وتوقعات النفقات وتشمل أي تغييرات في التكاليف الثابتة أو المتغيرة في العام المقبل؟، وتوقعات التدفق النقدي وهل توجد فجوات في هذا التدفق من عدمه، وكذلك تحليل نقطة التعادل، وما هو الحد الأدنى من حجم المبيعات أو الإيرادات اللازمة لتغطية التكاليف؟، وأخيرا تخطيط السيناريوهات المختلفة والإجراءات التي ستتخذها لتعديل ميزانيتك أو تقليل التكاليف.

4. مراقبة الميزانية وإجراء التعديلات.. وتشمل تتبع الميزانية (مثل: مراجعة شهرية، أدوات برمجية، تتبع يدوي)، وتحديد المؤشرات الرئيسية للأداء KPIs)) التي ستستخدمها لمراقبة الأداء المالي؟ (مثل: هامش الربح الإجمالي، صافي الدخل، التدفق النقدي)، وإدارة النفقاتإذا تجاوزت نفقاتك الفعلية الميزانية، وكيفية التعامل مع نقص الإيرادات(مثل: تأجيل النفقات الرأسمالية، تقليل نفقات التسويق، خفض التكاليف التشغيلية).. وأخيرا كم مرة ستقوم بتعديل ميزانيتك بناءً على الأداء؟ (مثل: شهريًا، ربع سنويًا، سنويًا).

5. مراجعة ما بعد الميزانية والتحسين، وتشمل التعامل مع الفوائض في الميزانية، إذا كان لديك أموال فائضة في نهاية العام، كيف ستقوم بتخصيصها؟ (مثل: إعادة الاستثمار، التوفير، المكافآت).. إدارة الديون من حيث خطط إدارتها أو تقليل الديون في السنة المالية القادمة؟، وكذللك فرص النمو بناءً على مراجعتك المالية، وأخيرا كيف ستعمل على تحسين عملية إعداد الميزانية سنة بعد سنة؟ (مثل: التنبؤ الأفضل، تحسين التحكم في التكاليف).
وأوضح الصباغ أن هناك بعض الأنظمة المقترحة للنظام المحاسبي لكل عميل منها نظام أرشفة وحفظ البيانات المالية ويشمل: نظام تخزين ملفات سحابي متكامل.. حساب مستخدم مخصص.. إمكانية الوصول على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.. سهولة البحث واسترجاع الملفات.. لوحة التحكم (تصور البيانات).