قال مدير مركز تقنية المعلومات في جامعة البحرين وائل أبومسلم، إن الجامعة في سبيلها للحدّ من المعاملات الورقية الداخلية بعدما بدأت نظاماً للمراسلات والأرشفة الإلكترونية، مبينا أن الجامعة طبقت نظام المراسلات والأرشفة الإلكتروني منذ يناير 2017، وسجلت حتى الآن نحو 34 ألف مراسلة.

وقال: "بدأنا بالاستغناء عن الأوراق بشكل تدريجي، ليس في المراسلات فقط بل في الجانب الأكبر المعاملات والإجراءات"، مشيراً إلى أن "نظام المراسلات الجديد هو أحد الحلول نحو تحويل الجامعة إلى جامعة عصرية تعتمد على التكنولوجيا في إدارة وأتمتة عملياتها الإدارية والأكاديمية".

وأضاف أبومسلم: "هذا النظام يجعل جميع المراسلات تحت قاعدة بيانات، أي أرشفة إلكترونية، مما يساعد على الاستخدام الأمثل للموارد البشرية، وتقليل الجهود والأعباء على الموظفين لاسيما المراسلين الذين يتنقلون بين الأبنية والكليات لإيصال الرسائل، ويحدّ من عملية ضياع المعاملات الورقية".

وتابع "أصبح بالإمكان إدارة العمل في كل الدوائر عبر نظام المراسلات الإلكتروني، حيث يتيح النظام خيار حفظ المراسلات على مستوى الجامعة، والكليات، والأقسام، وذلك تحت رقم تسلسلي واحد للرسائل على مستوى الجامعة، وهو الأمر الذي يسهّل عملية استخراج أية معاملة مطلوبة، ومتابعة مسارها".

وعما يميز النظام قال مدير مركز تقنية المعلومات: "إن أهم ما يميز هذا النظام هو الشفافية، فكل شيء مسجل على نظام المراسلات، ويستطيع الموظفون الاطلاع عليه في أي وقت، كما أن هناك مرونة في استخدام هذا النظام حيث يمكن استخدامه خارج نطاق الجامعة مما يساعد الموظفين على إنجاز المعاملات المتعلقة بالجامعة في أي زمان ومكان".

وعن أبرز النتائج التي تحققت من تطبيق هذا النظام أفاد بأن من أهم ثماره: زيادة إنتاجية الدوائر والأقسام، والحد من ضياع وفقدان الأوراق والمراسلات، وسرعة تداول الرسائل وتنفيذ المراسلات خلال ثوانٍ معدودة، وأيضاً توفير كلفة الورق والأحبار والطباعة والتخزين وإتلاف الأوراق المستخدمة، وهذا أيضاً له انعكاس بيئي مهم.

ولفت إلى أن الدوائر الخدمية هي أكثر الدوائر التي استفادت من هذا النظام على مستوى الجامعة، مثل دائرة شؤون الموظفين حيث أصبحت المعاملات المنجزة أكثر سرعة وفعالية.

وقال: "لم تعد هناك أية صعوبة في تتبع الوصول لأية رسالة ومتابعة الإجراءات المتخذة حيال أي موضوع، حيث أصبح بإمكان الموظفين تتبع حركة مراسلاتهم من خلال الاطلاع على تاريخ المعاملة ومراحل سيرها بالكامل". وأعلن أن الجامعة بصدد تدشين العديد من المبادرات المتعلقة بالتحول إلى الصيغة الإلكترونية في كافة معاملاتها وإجراءاتها.